۴-۳- هدایت و مدیریت کار پروژه

فرآیند هدایت و مدیریت کار پروژه بازوی اجرایی برنامه مدیریت پروژه است و اجرا را به نحوی هدایت و مدیریت می‌کند که برنامه را محقق کند. تمام جنبه‌های اجرایی پروژه در قالب این فرآیند به شکل یکپارچه پیش می‌روند؛ هرچند که برای برخی کارها فرآیندهای اجرایی مستقلی نیز وجود دارد که الزامات ویژه آن‌ها را در اجرا محقق سازد، ولی باز هم یکپارچگی آن‌ها تحت این فرآیند مدیریت می‌شود.

ورودی‌ها، خروجی‌ها و ابزارها و روش‌های این فرآیند در شکل زیر نمایش داده شده‌اند.

حوزه های دانش مدیریت پروژه بر اساس pmbok

ارتباط‌های این فرآیند با سایر فرآیندها که بر اساس ورودی‌ها و خروجی‌هایش شکل می‌گیرد در شکل بعد نمایش داده شده است.

حوزه های دانش مدیریت پروژه بر اساس pmbok

این فرآیند کارها را هدایت و تحویل‌شدنی‌های پروژه را به تدریج تولید می‌کند. گردآوری منابعی که در برنامه مشخص شده‌اند و مدیریت آن‌ها نیز به عهده این فرآیند است. درس‌های آموخته پروژه نیز در این فرآیند ثبت می‌شوند.

در نهایت نقش مهم دیگری نیز به عهده این فرآیند و برخی دیگر از فرآیندهاست: صدور درخواست تغییر. اگر در زمان اجرا متوجه شویم که برخی از جنبه‌های برنامه امکان تحقق ندارند یا راه‌های بهتری برای انجام دادن آن‌ها هست، پیشنهاد را در قالب درخواست تغییر به فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات ارسال می‌کنیم تا در صورت تایید در برنامه‌ها اعمال شود و مبنای عمل قرار گیرد. اگر اجرا انحرافی با برنامه پیدا کند (که اصلا غیر عادی نیست) نیز باید راه حل‌های اصلاحی و پیش‌گیرانه تهیه کرد و در قالب درخواست تغییر به جریان انداخت.

۴-۳-۱- ورودی‌های هدایت و مدیریت کار پروژه

۴-۳-۱-۱- برنامه مدیریت پروژه

وظیفه اصلی فرآیند هدایت و مدیریت کار پروژه تحقق برنامه مدیریت پروژه است. بنا بر این برنامه ورودی آن به شمار می‌رود.

۴-۳-۱-۲- درخواست‌های تغییر تایید شده

درخواست‌های تغییری که در فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات به تایید رسیده باشند در برنامه مدیریت پروژه و اسناد پروژه اعمال می‌شوند. فرآیند هدایت و مدیریت کار پروژه در هر حال باید اجرا را بر اساس برنامه هدایت کند و در نتیجه به طور خودکار تغییرات تایید شده را نیز عملیاتی می‌سازد. با این حال درخواست‌های تغییر تایید شده نیز برای توجه بیشتر به فرآیند ارسال می‌شوند.

۴-۳-۱-۳- عوامل محیطی سازمان

برخی از عوامل محیطی سازمان که بر فرآیند هدایت و مدیریت کار پروژه اثر می‌گذارند از این قرارند:

  • فرهنگ و ساختار سازمانی سازمان‌های ذی‌نفع
  • زیرساخت‌ها
  • شیوه اداره پرسنل
  • ریسک‌پذیری ذی‌نفعان
  • سیستم اطلاعات مدیریت پروژه

۴-۳-۱-۴- سرمایه‌های فرآیندی سازمان

برخی از عوامل محیطی سازمان که بر فرآیند هدایت و مدیریت کار پروژه اثر می‌گذارند از این قرارند:

  • دستورالعمل‌های استاندارد
  • الزامات و شیوه‌های ارتباطی
  • سوابق و روال‌های مدیریت مسایل و ایرادها
  • اطلاعات پروژه‌های قبلی و درس‌های آموخته

۴-۳-۲- ابزارها و روش‌های هدایت و مدیریت کار پروژه

۴-۳-۲-۱- قضاوت کارشناسانه

تجربه‌ها و دانش تیم پروژه باید عمدتا متمرکز بر برنامه‌ریزی پروژه شود، نه این‌که پروژه به حال خود پیش برود و هرگاه مسئله‌ای پیش آمد سعی کنیم با کمک گرفتن از تجربه‌ها و دانش‌مان آن را حل کنیم. با وجود آن، حتی در صورتی که برنامه بسیار خوبی تهیه شده باشد، باز هم لازم است که برای تفصیلی کردن آنی یا بهنگام آن در زمان اجرا از قضاوت کارشناسانه کمک گرفت، زیرا هیچ برنامه‌ای نمی‌تواند تا آن حد ریز شده باشد که همه جزئیات لازم برای اجرا را در خود جای دهد.

اگر لازم باشد می‌توان علاوه بر تیم پروژه از قضاوت کارشناسانه سایر ذی‌نفعان، مشاوران خارجی و انجمن‌ها و صنف‌ها نیز کمک گرفت.

۴-۳-۲-۲- سیستم اطلاعات مدیریت پروژه

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه بخشی از سرمایه‌های فرآیندی سازمان است که ورودی فرآیند به شمار می‌رود، زیرا اطلاعات را در اختیار آن می‌گذارد. با این حال می‌توان از سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه برای تحلیل موردی اطلاعات نیز استفاده کرد و به همین خاطر ابزار و روش نیز به شمار می‌رود.

۴-۳-۲-۳- جلسه‌ها

برای هدایت و مدیریت کار پروژه نیاز به برگزاری جلسات متعددی داریم. این جلسات با حضور افراد مختلف و با یکی از سه هدف زیر برگزار می‌شوند:

  • مبادله اطلاعات
  • هم‌فکری
  • تصمیم‌گیری
  • بهتر است که هدف جلسه ترکیبی از سه مورد گفته شده نباشد تا بازده آن کاهش نیابد.

بسیاری از جلسات بازده کافی ندارند و به همین خاطر باید مدیریت دقیقی بر آن‌ها حاکم باشد. برخی از اصولی که باید بر جلسات حاکم باشد از این قرار است:

  • هدف مشخصی داشته باشد.
  • دستور جلسه، یعنی شرح مواردی که قرار است در جلسه مطرح شود تدوین شده باشد و در زمانی مناسب پیش از شروع جلسه در اختیار شرکت‌کنندگان قرار بگیرد.
  • مدت زمان آن مشخص باشد و فردی مسئولیت هدایت صحبت‌ها را داشته باشد تا کسی پرگویی نکند و زمان کافی به تمام مباحث و افراد برسد.
  • خروجی جلسه در قالب صورت‌جلسه مستند شود. 

۴-۳-۳- خروجی‌های هدایت و مدیریت کار پروژه

۴-۳-۳-۱- تحویل‌شدنی‌ها

تحویل‌شدنی‌ها اجزای سازنده محصول نهایی پروژه، یا اجزای سازنده فرآیندهایی هستند که برای تولید محصول نهایی پروژه به کار می‌روند. هر کاری در پروژه برای تحقق یک یا چند تحویل‌شدنی انجام می‌شود و زمانی که تمام تحویل‌شدنی‌های پروژه کامل شوند، کار پروژه پایان یافته است.

یکی از خروجی‌های هدایت و مدیریت کار پروژه که عملا متناظر با اجرای پروژه می‌شود، تولید تدریجی تحویل‌شدنی‌هاست.

۴-۳-۳-۲- داده‌های عملکرد کار

داده‌های عملکرد کار داده‌های خامی هستند که از عملکرد واقعی پروژه استخراج می‌شوند. تاریخ‌های شروع و پایان واقعی، پیشرفت فعالیت‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد نمونه‌هایی از داده‌های عملکرد کار هستند. این داده‌ها برای ارزیابی عملکرد در فرآیندهای دیگر به کار می‌روند و مبنای کنترل قرار می‌گیرند.

۴-۳-۳-۳- درخواست‌های تغییر

هرگاه در زمان اجرای کار متوجه شویم که کمبود یا اشتباهی در برنامه وجود دارد یا به هر دلیل دیگری امکان اجرای دقیق و جز به جز آن وجود ندارد، باید درخواست تغییری برای اصلاح برنامه صادر کنیم. تمام درخواست‌های تغییر به فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات فرستاده می‌شوند تا به طور همه‌جانبه بررسی شده، در صورت تایید در برنامه‌ها اعمال گردند. وقتی برنامه‌ها اصلاح گردند، اجرا نیز به طور خودکار اصلاح می‌شود، زیرا اجرا چیزی نیست جز تحقق بخشیدن به برنامه‌ها.

۴-۳-۳-۴- به‌روزرسانی‌های برنامه مدیریت پروژه

هیچ فرآیندی امکان تغییر دادن مستقیم برنامه‌های مدیریت پروژه را ندارد، بلکه درخواست تغییر را به فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات ارسال می‌کند. در صورتی که درخواست تغییر تایید شود برای اعمال در برنامه‌ها به فرآیندهای مربوطه ارسال می‌شود.

با این حال، تاثیر غیرمستقیم فرآیند هدایت و مدیریت کار پروژه در برنامه مدیریت پروژه به عنوان یکی از خروجی‌های فرآیند در پم‌باک معرفی شده است، زیرا این تاثیر با وجود غیرمستقیم بودن بسیار متداول است.

۴-۳-۳-۵- به‌روزرسانی‌های اسناد پروژه

به‌روزرسانی‌های برخی از اسناد پروژه مانند لیست مشکلات مستقیما به‌روزرسانی می‌شوند، زیرا به‌روزرسانی آن‌ها تغییر به شمار نمی‌رود و فرآیند مجزایی نیز ندارد. ولی سایر اسناد، مانند لیست ریسک‌ها و ذی‌نفعان از طریق ارسال اطلاعات به فرآیندهای مربوطه به طور غیرمستقیم به‌روزرسانی می‌شوند. به عنوان مثال اگر در زمان اجرا ریسک جدیدی کشف کنیم، مسئله را به فرآیند شناسایی ریسک‌ها منتقل می‌کنیم تا لیست ریسک‌ها از آن طریق به‌روزرسانی شود و ادامه روند استاندارد خود را نیز طی کند.

منبع: ترجمه کتاب راهنمای جامع پم باک ویرایش پنجم