4- مدیریت یکپارچگی پروژه

اگر تمام حوزه‌های دیگر را به خوبی، ولی جدا از یکدیگر مدیریت کنید، موفق نخواهید بود. رمز موفقیت مدیریت پروژه در یکپارچگی عناصر آن است. به عنوان مثال مدیریت زمان را نمی‌توان مستقل از مدیریت هزینه انجام داد، زیرا بر یکدیگر اثر می‌گذارند. مثلا با فشرده شدن زمان احتمالا هزینه کار افزایش پیدا می‌کند. تعامل بین حوزه‌ها بسیار گسترده است و عملا تمام آن‌ها بر یکدیگر اثر می‌گذارند.

مسئله یکپارچگی در پم‌باک آنقدر مهم است که حوزه دانشی برای آن پیش‌بینی شده است: حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه. بخشی از زیربنایی‌ترین اقداماتی که باید برای حفظ یکپارچگی اقدامات مدیریتی انجام دهید در این حوزه سازمان‌دهی شده است. در عین حال نباید فراموش کنید که یکپارچگی مدیریت پروژه فراتر از فرآیندهای این حوزه است. مهم‌ترین مسئولیت مدیر پروژه حفظ یکپارچگی پروژه است.

فرض کنید پروژه‌ای از برنامه زمان‌بندی عقب افتاده است. برای جبران عقب افتادگی می‌توان از روش‌های اجرایی پرهزینه‌تر استفاده کرد، می‌توان سطح کیفیت را کاهش داد، همپوشانی‌ها را زیاد کرد که باعث افزایش ریسک‌ها می‌شود، بخش‌هایی از کار را حذف کرد که منجر به تغییر گستره می‌شود و امثال آن‌ها. حتی می‌توان از ترکیبی از این عوامل استفاده کرد. چه راه حلی مناسب است؟ انتخاب راه حل مناسب صرفا با حفظ یکپارچگی امکان‌پذیر است، زیرا این تصمیم به ارتباط بین حوزه‌ها مربوط می‌شود. در نتیجه چنین تصمیم‌هایی باید در حوزه مدیریت یکپارچگی پروژه انجام شوند.

هر پروژه جنبه‌های مختلفی مانند زمان، هزینه، کیفیت، ریسک و منابع دارد که با یکدیگر تعامل دارند و افزایش یکی باعث افزایش یا کاهش مطلوب یا نامطلوب دیگری می‌شود. مدیریت یکپارچگی پروژه عاملی است که این جنبه‌ها را به تعادل می‌رساند، طوری که اهداف اصلی پروژه به بهترین شکل محقق شوند.

فرآیندهای این حوزه از این قرارند:

  • تهیه منشور پروژه - Develop Project Charter:

    در این فرآیند منشور پروژه تدوین و مستند می‌شود. این سند به پروژه و مدیر پروژه رسمیت می‌دهد و کلیات آن را، از جمله بودجه، مدت زمان، ریسک‌های کلان و ذی‌نفعان کلیدی، مشخص می‌کند.
  • تهیه برنامه مدیریت پروژه - Develop Project Management Plan:

    هر حوزه یک یا چند برنامه تهیه می‌کند. تمام برنامه‌ها به این فرآیند فرستاده می‌شوند تا یکپارچه شده، در قالب مفهومی که برنامه مدیریت پروژه نامیده می‌شود مستند شوند.
  • هدایت و مدیریت کار پروژه - Direct and Manage Project Work:

    این فرآیند اجرای پروژه را به گونه‌ای هدایت می‌کند که کاملا منطبق با برنامه مدیریت پروژه پیش برود. از نظر پم‌باک اجرای پروژه چیزی نیست جر تحقق بخشیدن به برنامه مدیریت پروژه.
  • نظارت و کنترل کار پروژه - Monitor and Control Project Work:

    با این‌که قرار است اجرای پروژه کاملا مطابق با برنامه مدیریت پروژه باشد، ممکن است انحراف‌هایی در آن به وجود بیاید. عملکرد واقعی پروژه در این فرآیند ارزیابی و با برنامه مقایسه می‌شود. اگر انحرافی کشف شود، راه‌های جبران آن و همچنین راه‌های پیش‌گیری از بروز مشکلات مشابه طراحی می‌شوند و به فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات فرستاده می‌شود تا در صورت تایید در برنامه مدیریت پروژه اعمال شده، مبنای عمل قرار گیرند.
  • کنترل یکپارچه تغییرات - Perform Integrated Change Control:

    اگر انحراف یا مشکلی در پروژه یا در برنامه مدیریت پروژه کشف شود یا قرار باشد که به هر دلیل تغییری در پروژه به وجود آید، باید راه‌حل‌های پیش‌گیرانه و اصلاحی آن طراحی شود. این راه حل‌ها مطابق با برنامه مدیریت پروژه نیستند، زیرا در غیر این صورت نیازی به طراحی آن‌ها نبود؛ در نتیجه درخواست تغییر نامیده می‌شوند. تمام درخواست‌های تغییر به این فرآیند فرستاده می‌شوند تا به طور یکپارچه و جامع ارزیابی شوند و در صورت تایید در برنامه مدیریت پروژه اعمال شوند. اجرای پروژه همواره مطابق با برنامه مدیریت پروژه خواهد بود و در نتیجه با اصلاح برنامه، اجرا نیز به طور خودکار تغییر خواهد کرد.
  • خاتمه پروژه یا فاز - Close Project or Phase:

    این فرآیند وقتی کارهای پروژه یا یکی از فازهای آن کامل می‌شوند اجرا می‌شود تا کارهایی تکمیلی مانند تسویه حساب‌ها، بایگانی کردن اسناد و تحویل دادن‌ها را انجام دهد و پروژه یا فاز را رسما پایان دهد.

شکل بعد ارتباط بین فرآیندهای کلیدی این حوزه که نشان‌دهنده رویکرد پم‌باک در خصوص برنامه‌ریزی و اجرا است را نشان می‌دهد.

حوزه های دانش مدیریت پروژه بر اساس pmbok

ارتباط‌های نمایش داده شده در شکل قبل عملا جنبه عمده‌ای از رویکرد پم‌باک را نشان می‌دهد. اجرای پروژه چیزی نیست جز تحقق بخشیدن به برنامه مدیریت پروژه. یعنی بنا نیست که اجرای پروژه را شروع کنیم و هرگاه به هر مسئله‌ای برخوردیم برای آن راه حلی پیدا کنیم، زیرا بسیاری از مسایل در لحظات آخر به خوبی حل نمی‌شوند. باید از ابتدا دید کاملی به کل پروژه داشته باشیم و برای تمام مسایل فکر کنیم و راه حل پیدا کنیم. این فکرها و راه‌حل‌ها همان برنامه مدیریت پروژه هستند. وجود این برنامه به این معنی است که هر مسئله‌ای را در زودترین زمان ممکن، حتی پیش از آن که رخ دهد، حل می‌کنیم، تا از یک سو بتوانیم بهترین و کم هزینه‌ترین نتایج را بگیریم و از سوی دیگر پروژه را کاملا تحت کنترل داشته باشیم.

از طرف دیگر آنقدر واقع‌بین هستیم که بدانیم نمی‌توان هیچ پروژه‌ای را یک بار برای همیشه با تمام جزئیات برنامه‌ریزی کرد و تا پایان همان برنامه را مو به مو اجرا کرد. بسیاری از جنبه‌های برنامه در عمل متفاوت نتیجه می‌دهند، گاهی شرایط خاصی پیش می‌آید، گاهی ممکن است کارفرما تغییراتی درخواست کند و ... تمام این موارد باعث می‌شوند که نیاز به اصلاح برنامه داشته باشیم. ولی نکته مهم این است که درخواست‌های تغییر را به سادگی اعمال نمی‌کنیم. تمام تغییرات باید به فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات فرستاده شوند و وظیفه این فرآیند این است که درخواست‌ها را به طور جامع و از تمام جنبه‌های ممکن در آینده کوتاه و آینده بلند مدت پروژه بسنجد و بعد تایید یا رد کند.

منبع: ترجمه کتاب راهنمای جامع پم باک ویرایش پنجم