۳- فرآیندهای مدیریت پروژه

۳-۱- انواع فرآیند

هر فرآیند مفهومی است که با دریافت تعدادی ورودی و انجام اقداماتی که با کمک ابزارها و روش‌های مخصوص انجام می‌شود، خروجی‌های مشخصی را پدید می‌آورد.

هر پروژه دو نوع فرآیند نیاز دارد:

  • فرآیندهای مدیریت پروژه
  • فرآیندهای تولید محصول

فرآیندهای تولید محصول بستگی به نوع محصول دارند و در نتیجه در پروژه‌های متفاوت یکسان نیستند. به عنوان مثال فرآیندهای تولید نرم‌افزار از این قرارند:

  • تعیین مشخصات
  • معماری
  • تهیه کد
  • یکپارچه‌سازی
  • تست

فرآیندهای ساخت یک کارخانه را می‌توان اینچنین دسته‌بندی و بیان کرد:

  • طراحی (طراحی مفهومی، طراحی پایه، طراحی تفصیلی)
  • تدارکات
  • اجرا

توجه: «تدارکات» که به مفهوم فرآیندی تولیدی به کار می‌رود با حوزه مدیریت تدارکات تفاوت دارد. تمام فرآیندهای مدیریت پروژه برای فرآیند تولیدی «تدارکات» کاربرد دارند و حوزه مدیریت تدارکات پم‌باک برای مدیریت جنبه‌های حقوقی قراردادهای پایین‌دست است.

از سوی دیگر، فرآیندهای مدیریت پروژه در تمام پروژه‌ها یکسان هستند. موضوع پم‌باک و تمام استانداردهای معمولی، فرآیندهای مدیریت پروژه است و نه فرآیندهای تولید. به همین خاطر است که استانداردی مانند پم‌باک را می‌توان برای هر پروژه‌ای به کار برد.

۳-۲- فرآیندهای مدیریت پروژه

پم‌باک تمام فرآیندهای لازم برای مدیریت پروژه را شرح می‌دهد. این کار در نسخه پنجم پم‌باک در قالب ۴۷ فرآیند انجام شده است. شرح ماهیت کلی و شیوه ارتباط هر فرآیند با فرآیندهای دیگر موضوع واقعی و اصلی پم‌باک است.

فرآیندهای پم‌باک به دو شکل گروه‌بندی شده‌اند. یکی بر اساس ماهیت فرآیندها و جایگاه آن‌ها در سیستم مدیریت پروژه است، که گروه‌های فرآیندی نام دارد. دسته‌بندی دیگر بر اساس نوع تخصصی است که برای آن فرآیند لازم است و حوزه‌های دانش نام دارد.

گروه‌های فرآیندی پم‌باک از این قرارند:

  • گروه فرآیندی آغازین ، ۲ فرآیند، برای راه‌اندازی پروژه و انجام کارهای اولیه
  • گروه فرآیندی برنامه‌ریزی ، ۲۴ فرآیند، برای تهیه انواع برنامه‌ها
  • گروه فرآیندی اجرایی ، ۸ فرآیند، برای به اجرا در آوردن برنامه‌ها و تولید محصول‌های پروژه
  • گروه فرآیندی نظارتی و کنترلی ، ۱۱ فرآیند، برای ارزیابی وضعیت اجرا و اصلاح آن
  • گروه فرآیندی اختتامی ، ۲ فرآیند، برای انجام کارهای نهایی پروژه و پایان دادن به آن

حوزه‌های دانش مدیریت پروژه از این قرارند:

  • حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه، ۶ فرآیند
  • حوزه دانش مدیریت گستره پروژه، ۶ فرآیند
  • حوزه دانش مدیریت زمان پروژه، ۷ فرآیند
  • حوزه دانش مدیریت هزینه پروژه، ۴ فرآیند
  • حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه، ۳ فرآیند
  • حوزه دانش مدیریت منابع انسانی پروژه، ۴ فرآیند
  • حوزه دانش مدیریت ارتباطات پروژه، ۳ فرآیند
  • حوزه دانش مدیریت ریسک پروژه، ۶ فرآیند
  • حوزه دانش مدیریت تدارکات پروژه، ۴ فرآیند
  • حوزه دانش مدیریت ذی‌نفعان پروژه، ۴ فرآیند

شیوه کارکرد کلی فرآیندها در قالب گروه‌های فرآیندی در ادامه این فصل توضیح داده می‌شود. جزئیات کامل‌تر در مورد هر فرآیند در حوزه‌های دانش ارائه خواهد شد. فصل‌های بعدی کتاب هرکدام به یکی از حوزه‌های دانش مدیریت پروژه تعلق دارند.

۳-۳- گروه‌های فرآیندی

شکل بعد توالی اجرای گروه‌های فرآیندی را نشان می‌دهد.

حوزه های دانش مدیریت پروژه بر اساس pmbok

اولین گروه فرآیندی که در پروژه اجرا می‌شود آغازش است. کار اولیه این گروه به سرعت تمام می‌شود و با اتمام آن گروه فرآیندی برنامه‌ریزی کار خود را شروع می‌کند. البته فرآیندهای آغازش همچنان تا پایان پروژه نیز تکرار می‌شوند.

فرآیندهای آغازین ماهیتی مشابه فرآیندهای برنامه‌ریزی دارند و به همین خاطر لازم است که دایما آن‌ها را تکرار کنیم. با این حال به خاطر زیربنایی بودن و اولیه بودنشان در گروه جداگانه‌ای قرار گرفته‌اند که بر سایر گروه‌ها تقدم زمانی دارد.

اجرای فرآیندهای گروه برنامه‌ریزی را می‌توان مطابق شکل قبل به دو بخش تقسیم کرد. بخش اول برنامه‌ریزی اولیه است که پیش از پایان آن امکان شروع اجرا وجود نخواهد داشت؛ زیرا اجرا از نظر پم‌باک چیزی نیست جز تحقق بخشیدن به برنامه‌ها. اجرایی که مبتنی بر تصمیم‌های آنی و فاقد برنامه‌ریزی قبلی باشد جایی در مدیریت پروژه ندارد.

بعد از این‌که برنامه‌ریزی اولیه تمام شود و کل پروژه را به دقت و تفصیل برنامه‌ریزی کنیم، می‌توانیم اجرا را آغاز کنیم. با این حال نمی‌توان برنامه‌ها را ثابت نگه داشت، چون هم به دلیل تغییرات خارجی باید اصلاح شوند و هم به خاطر انحراف‌هایی که بین اجرا و برنامه به وجود می‌آید. به همین خاطر فرآیندهای برنامه‌ریزی تا زمانی که اجرا ادامه داشته باشد همچنان تکرار می‌شوند.

بعد از این‌که کارهای اجرایی پایان یابند، یا زمانی که بنا باشد پروژه را لغو کنیم، فرآیندهای گروه خاتمه اجرا می‌شوند تا کارهای پایانی، مانند تحویل و تسویه حساب را انجام دهند و بعد از آن پروژه خاتمه یافته تلقی می‌شود.

کمی بعد از شروع آغاز امکان نظارت و کنترل پروژه فراهم می‌شود و فرآیندهای این گروه به جریان می‌افتند. این گروه تا زمانی که خاتمه پروژه رسمیت پیدا کند ادامه پیدا می‌کنند تا مطابقت کارهای اجرایی و کارهای مدیریتی را با برنامه‌ها کنترل کنند و اگر انحرافی وجود داشت طرح‌های اصلاحی یا پیشگیرانه مناسب را به فرآیندهای برنامه‌ریزی ارسال کنند. این تغییرها از طریق فرآیندهای برنامه‌ریزی در برنامه‌ها منعکس شده، از آن طریق مبنای اجرا قرار می‌گیرند.

۳-۴- برنامه‌ریزی تدریجی

آن‌چه در بخش قبل توضیح داده شد که مبتنی بر برنامه‌ریزی تفصیلی اولیه بود پیش‌فرض پم‌باک است. با این حال اگر شرایط برای چنین کاری محیا نباشد (مثلا شناختمان از پروژه در زمان شروع کافی نباشد) می‌توان از برنامه‌ریزی تدریجی هم استفاده کرد. در این شیوه اجرای فرآیندها که در شکل بعد نمایش داده شده است در هر زمان صرفا برنامه تفصیلی را تا افقی تهیه می‌کنیم که برایمان قابل پیش‌بینی باشد و بعد کار اجرایی آن افق را بر اساس برنامه پیش می‌بریم. پیش از پایان آن دوره باید برنامه تفصیلی دیگری برای افقی بعدی تهیه کنیم.

حوزه های دانش مدیریت پروژه بر اساس pmbok

این شیوه مدیریت پروژه قیدهای خاصی دارد:

  1. باید در ابتدای پروژه برنامه کلانی برای کل پروژه تهیه شود.
  2. برنامه تفصیلی هر کار اجرایی باید پیش از اجرا تهیه شده باشد.

می‌توان به جای روش پله‌ای توضیح داده شده از شیوه‌ای پیوسته نیز استفاده کرد؛ به شرط آن‌که همچنان برنامه‌ریزی هر کار اجرایی پیش از اجرا تهیه شده باشد.

ترجیح بر این است که از این روش صرفا زمانی استفاده کنیم که چاره دیگری نیست.

۳-۵- فازبندی پروژه

«فاز» در ادبیات پم‌باک به تحویل‌شدنی‌های عمده پروژه گفته می‌شود که به صورت پروژه‌های مستقل و به دنبال هم اجرا شوند. هر پروژه‌ای را نمی‌توان فازبندی کرد و اگر هم بتوان، الزامی برای فازبندی وجود ندارد. این کار زمانی مفید است که پروژه پیچیدگی‌ها یا عدم قطعیت‌های فراوانی داشته باشد و نیاز به اقدامات مدیریت پروژه پیشرفته‌تری داشته باشیم.

وقتی پروژه فازبندی شده باشد با هر فاز مانند یک پروژه برخورد می‌شود و تمام فرآیندهای مدیریت پروژه برای آن تکرار می‌شوند. البته بهتر است که علاوه بر آن مجموعه فرآیندی نیز برای جنبه کلان پروژه اجرا شود.

حوزه های دانش مدیریت پروژه بر اساس pmbok