۴-۲- تهیه برنامه مدیریت پروژه

تمام حوزه‌های دیگر برنامه‌هایی تهیه می‌کنند که البته هماهنگ با یکدیگر نیز هستند. تمام برنامه‌ها در فرآیند تهیه برنامه مدیریت پروژه گرد هم می‌آیند و مفهوم یا سندی را تشکیل می‌دهند که برنامه مدیریت پروژه نامیده می‌شود.

ورودی‌ها، خروجی‌ها و ابزارها و روش‌های این فرآیند در شکل بعد نمایش داده شده‌اند.

حوزه های دانش مدیریت پروژه بر اساس pmbok

این ورودی‌ها و خروجی‌ها ارتباط بین این فرآیند و سایر فرآیندها را شکل می‌دهند. ارتباط‌ها در شکل بعد نمایش داده شده‌اند.

حوزه های دانش مدیریت پروژه بر اساس pmbok

برنامه مدیریت پروژه شیوه اجرای پروژه را به تفصیل مشخص می‌کند؛ در حدی که اجرای پروژه صرفا به معنی محقق کردن برنامه مدیریت پروژه باشد. علاوه بر آن، شیوه نظارت و کنترل پروژه نیز در برنامه‌ مدیریت پروژه مشخص می‌شود.

مثال خوبی از کتاب راهنمای آزمون PMP ریتا وضعیت برنامه مدیریت پروژه را به خوبی مشخص می‌کند: اگر در کارگاه پروژه مشغول به کار باشید و ناگهان کارگاه آتش بگیرد، اولین کاری که خواهید کرد چیست؟

پاسخ درست این است که باید به برنامه مدیریت پروژه مراجعه کنیم و ببینیم که برای این وضعیت چه چیزی پیش‌بینی کرده است. این پاسخ البته تا حدی جنبه شوخی دارد، ولی جبهه‌گیری پم‌باک را در قبال برنامه مدیریت پروژه و ارتباطی که با کارها دارد به خوبی مشخص می‌کند.

۴-۲-۱- ورودی‌های تهیه برنامه مدیریت پروژه

۴-۲-۱-۱- منشور پروژه

تهیه برنامه مدیریت پروژه برنامه‌ریزی‌ها را نهایی می‌کند و تمام برنامه‌ریزی‌ها باید مطابق با اهداف، الزامات و استراتژی‌های کلان و همچنین انگیزه تجاری پروژه باشد، که همگی در منشور پروژه مستند شده‌اند. به این ترتیب منشور پروژه ورودی تمام آن‌ها و از جمله تهیه برنامه مدیریت پروژه خواهد بود.

۴-۲-۱-۲- خروجی‌های سایر فرآیندها

خروجی‌های بسیاری از فرآیندها، از جمله تمام فرآیندهای گروه برنامه‌ریزی، برای تهیه برنامه مدیریت پروژه به کار می‌روند. این ارتباط تمام برنامه‌ریزی‌هایی که در حوزه‌های مختلف انجام شده‌اند را برای یکپارچه شدن به این فرآیند ارسال می‌کنند.

۴-۲-۱-۳- عوامل محیطی سازمان

برخی از عوامل محیطی سازمان که در تهیه برنامه مدیریت پروژه اثر می‌گذارند از این قرارند:

  • استانداردهای دولتی یا صنفی
  • متودولوژی انتخاب شده برای مدیریت پروژه (به عنوان مثال PRINCE2)
  • سیستم اطلاعات مدیریت پروژه و نرم‌افزارهایی که به مدیریت پروژه کمک می‌کنند یا با آن ارتباط پیدا می‌کنند (مانند نرم‌افزار زمان‌بندی)
  • ساختار و فرهنگ سازمانی
  • زیرساخت‌ها
  • شیوه اداره کارکنان

با این‌که پم‌باک اطلاعات و فرآیندهای فراوانی برای مدیریت پروژه ارائه می‌کند، همچنان یک متودولوژی به شمار نمی‌رود و باید در کنار آن از یک متودولوژی مناسب که برای نوع پروژه‌تان مفید باشد، مانند PRINCE2 یا چهارچوب‌های چابک (Agile)، مانند Scrum، کمک بگیرید. این متودولوژی‌ها الزاماتی دارند که باید در برنامه‌ریزی پروژه نیز منعکس شوند و به همین خاطر ورودی فرآیند به شمار می‌روند. توجه داشته باشید که هدف پم‌باک ایجاد یکپارچگی در سیستم مدیریت پروژه و تبدیل آن به سیستمی موثر است، نه مشخص کردن شیوه و روند مدیریت پروژه، که موضوع متودولوژی‌ها هستند.

در نظر داشتن عوامل محیطی در برنامه‌ریزی اهمیت بسیار زیادی دارد. به عنوان مثال پروژه‌های اجرایی که نیاز به کارگر دارند در محیطی که می‌دانیم کارگرها از نقاط مختلف کشور گرد هم می‌آیند و حاضر نیستند جشن نوروز در کنار خانواده‌های خود نباشند و در عمل باعث ده تا بیست روز تعطیلی کارگاه می‌شوند عاملی است که باید در هر برنامه‌ای منظور شود.

۴-۲-۱-۴- سرمایه‌های فرآیندی سازمان

برخی از سرمایه‌های فرآیندی سازمان که در تهیه برنامه مدیریت پروژه اثر می‌گذارند از این قرارند:

  • دستورالعمل‌های برنامه‌ریزی
  • الگوهای برنامه‌ریزی
  • روال‌های کنترل تغییرات
  • اطلاعات پروژه‌های قبلی و درس‌های آموخته

سرمایه بسیار موثری که می‌تواند برای برنامه‌ریزی هر پروژه‌ای به کار رود، برنامه‌های پروژه‌های قبل و درس‌های آموخته آن‌هاست که نشان می‌دهد آن برنامه‌ها تا چه حد به واقعیت نزدیک بوده‌اند، در چه جنبه‌هایی موفق بوده‌اند و در چه جنبه‌هایی کمبود داشته‌اند.

۴-۲-۲- ابزارها و روش‌های تهیه برنامه مدیریت پروژه

۴-۲-۲-۱- قضاوت کارشناسانه

تهیه برنامه مدیریت پروژه نیز مانند بسیاری دیگر از فرآیندها نیاز به قضاوت کارشناسانه تیم پروژه و برخی دیگر از ذی‌نفعان دارد.

این قضاوت برای برنامه‌ریزی بسیاری از جنبه‌های پروژه به کار می‌رود، از جمله:

  • سفارشی‌سازی فرآیندهای مدیریت پروژه
  • تدوین جزئیات فنی و مدیریتی
  • تعیین منابع و مهارت‌های لازم برای کارهای پروژه
  • تعیین شیوه پیکره‌بندی پروژه
  • اولویت‌بندی کارهای پروژه و متعادل کردن عوامل

۴-۲-۲-۲- فنون تسهیلی

برای تهیه برنامه مدیریت پروژه باید از فنون و جلسات مختلفی برای ریشه‌یابی مسایل، یافتن ایده‌های جدید، حل اختلاف‌ها و یافتن راه حل‌های مناسب استفاده کرد.

۴-۲-۳- خروجی‌های تهیه برنامه مدیریت پروژه

۴-۲-۳-۱- برنامه مدیریت پروژه

برنامه مدیریت پروژه تنها خروجی این فرآیند است. این برنامه ترکیبی از برنامه‌های مدیریتی و خطوط مبناهایی است که در حوزه‌های دانش مختلف تهیه شده‌اند.

خطوط مبنایی که در این برنامه وجود دارند از این قرارند:

  • خط مبنای گستره (شامل WBS)
  • خط مبنای زمان‌بندی
  • خط مبنای هزینه

به مجموعه این سه خط مبنا اصطلاحا خط مبنای ارزیابی عملکرد نیز گفته می‌شود. خطوط مبنا مهم‌ترین عوامل در شکل دادن به اجرای پروژه هستند و صرفا برای مقایسه عملکرد واقعی و برنامه‌ریزی شده به کار نمی‌روند.

برنامه مدیریت پروژه شامل تعداد زیادی برنامه مدیریتی نیز می‌شود که از این قرارند:

  • برنامه مدیریت گستره
  • برنامه مدیریت الزامات
  • برنامه مدیریت زمان‌بندی
  • برنامه مدیریت هزینه
  • برنامه مدیریت کیفیت
  • برنامه بهبود فرآیند
  • برنامه مدیریت منابع انسانی
  • برنامه مدیریت ارتباطات
  • برنامه مدیریت ریسک
  • برنامه مدیریت تدارکات
  • برنامه مدیریت ذی‌نفعان

هرکدام از این برنامه‌ها متعلق به یکی از ۹ حوزه دانش دیگر هستند و نام آن‌ها نیز حوزه دانش مربوطه را مشخص می‌کند. در کنار برنامه‌های مدیریتی اصلی هر حوزه، دو برنامه دیگر نیز در لیست قبل وجود دارد. یکی از آن دو برنامه مدیریت الزامات است که آن هم مانند برنامه مدیریت گستره در حوزه مدیریت گستره تدوین می‌شود و برای مشخص کردن شیوه برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل الزامات پروژه است. الزامات پروژه مستقیما بر گستره تاثیر می‌گذارند. برنامه دیگر برنامه بهبود فرآیند است که برای ارتقای فرآیندهای کاری پروژه به کار می‌رود و در حوزه مدیریت کیفیت تدوین می‌شود.

برخی دیگر از برنامه‌های مدیریتی که در همین فرآیند تنظیم می‌شوند و جزئی از برنامه مدیریت پروژه به شمار می‌روند از این قرارند:

  • برنامه مدیریت تغییرات
  • برنامه مدیریت پیکره‌بندی

برنامه مدیریت تغییرات شیوه عملکرد فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات را مشخص می‌کند. این برنامه روندی که برای کنترل تغییرات طی می‌شود، حدود اختیارات افرادی که در مورد تغییرات تصمیم می‌گیرند، نقش‌ها و مسئولیت‌های مرتبط با تغییرات و امثال آن‌ها را توضیح می‌دهد.

محصول هر پروژه از اجزایی تشکیل می‌شود و این اجزا در طول اجرای پروژه وضعیت‌های مختلفی به خود می‌گیرند. به عنوان مثال داستان هرکدام از طراحی شروع می‌شود و به تدریج به نصب و راه‌اندازی و تحویل منجر می‌شود. هرکدام از این مراحل نیز برای خود شرایط و وضعیت‌های متعددی دارد. به عنوان مثال اسناد طراحی ممکن است چندین بار ویرایش شوند و لازم است که همواره راهی برای دستری به آخرین نسخه آن‌ها داشته باشیم و مطمئن باشیم که هیچکدام از اعضای تیم اشتباها از نسخه‌های قدیمی استفاده نمی‌کنند. رهگیری وضعیت عناصر سازنده محصول نهایی پروژه در سیستم مدیریت پیکره‌بندی انجام می‌شود. شیوه مدیریت پیکره‌بندی نیز در برنامه مدیریت پیکره‌بندی مشخص و مسند می‌شود.

علاوه بر آن‌ها مواردی مانند موارد زیر نیز در برنامه مدیریت پروژه قرار می‌گیرد:

  • فازهای تنظیم شده برای پروژه
  • چرخه حیات انتخاب شده برای تولید محصول پروژه؛ به عنوان مثال چرخه حیات‌های متعین یا چرخه حیات‌های تطبیقی (چابک)
  • فرآیندهای سفارشی‌سازی شده مدیریت پروژه
  • متودولوژی مدیریت پروژه؛ به عنوان مثال PRINCE2

وقتی برنامه مدیریت پروژه تایید می‌شود، تنها راه برای تغییر دادن آن این است که درخواست تغییری به فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات فرستاد و تایید آن را دریافت کرد.

برخی از اسنادی که در فرآیندهای مدیریت پروژه تولید می‌شوند در برنامه مدیریت پروژه قرار نمی‌گیرند که این مسئله به معنی بی اهمیت بودن آن‌ها نیست. این گروه از اسناد در پم‌باک «اسناد پروژه» نامیده می‌شوند و معمولا شامل مواردی از این قبیل هستند:

  • مشخصات فعالیت‌ها
  • برآوردهای هزینه فعالیت‌ها
  • برآوردهای مدت زمان فعالیت‌ها
  • لیست فعالیت‌ها
  • منابع مورد نیاز برای فعالیت‌ها
  • توافق‌ها و قراردادها
  • مبانی برآورد
  • سوابق تغییرات
  • درخواست‌های تغییر
  • پیش‌بینی‌های هزینه و زمان
  • سوابق مسایل پروژه
  • لیست مایل‌ستون‌ها
  • اسناد تدارکاتی
  • بیانیه کار تدارکات
  • تقویم‌های پروژه، فعالیت‌ها و منابع
  • منشور پروژه
  • الزامات نقدینگی پروژه
  • زمان‌بندی‌ها و مدل زمان‌بندی پروژه
  • تخصیص‌های نیروی انسانی
  • بیانیه کار پروژه
  • چک‌لیست‌های کیفیت
  • ارزیابی‌های کنترل کیفیت
  • شاخص‌های کیفیت
  • اسناد الزامات
  • ماتریس پایش‌پذیری الزامات
  • ساختار شکست منابع
  • لیست ریسک‌ها
  • داده‌های زمان‌بندی
  • پیشنهادهای تامین‌کنندگان
  • معیارهای انتخاب تامین‌کنندگان
  • لیست ذی‌نفعان
  • ارزیابی‌های عملکرد تیم
  • داده‌ها، اطلاعات و گزارش‌های عملکرد

دلیل این‌که عنصری به جای برنامه مدیریت پروژه در «اسناد پروژه» قرار می‌گیرد معمولا این است که مستقیما به اجرا، نظارت و کنترل پروژه شکل نمی‌دهد و تاثیری غیرمستقیم دارد که معمولا از طریق عنصری عملیاتی‌تر در برنامه مدیریت پروژه است.

توجه داشته باشید که برنامه زمان‌بندی پروژه که در نرم‌افزارهای زمان‌بندی تهیه می‌شود «مدل زمان‌بندی» نام دارد و جزئی از برنامه مدیریت پروژه نیست. در عوض خط مبنایی که در این مدل تولید می‌شود در برنامه مدیریت پروژه قرار می‌گیرد. از سوی دیگر باید پیش از تهیه مدل زمان‌بندی، برنامه‌ای مدیریتی که برنامه مدیریت زمان‌بندی نام دارد تدوین کرد تا شیوه برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل زمان را مشخص کند. این برنامه نیز مانند خط مبنای زمان‌بندی جزئی از برنامه مدیریت پروژه خواهد بود. در فصل‌های بعد با مفهوم برنامه‌های مدیریتی بیشتر آشنا خواهید شد.

پیش از پایان این بخش باید مطلب مهمی که در توضیحات نیز مستتر بود را یادآوری کرد: برنامه مدیریت پروژه متناظر با برنامه زمان‌بندی نیست، حتی اگر برنامه زمان‌بندی همراه با منابع، هزینه و ریسک‌ها باشد. برنامه زمان‌بندی فقط بخش کوچکی از محتوای برنامه مدیریت پروژه را تامین می‌کند.

منبع: ترجمه کتاب راهنمای جامع پم باک ویرایش پنجم