۴-۴- نظارت و کنترل کار پروژه

طبق آن‌چه تا اینجا توضیح داده شد، پروژه ابتدا به طور کامل و همه جانبه در فرآیندهای مختلف برنامه‌ریزی می‌شود. برنامه‌ها در فرآیند تهیه برنامه مدیریت پروژه گرد هم می‌آیند و برنامه‌ای با نام برنامه مدیریت پروژه را شکل می‌دهند که شیوه اجرا، نظارت و کنترل پروژه را مشخص می‌کند.

فرآیند هدایت و مدیریت کار پروژه مسئول اجرای برنامه است و می‌دانیم که اجرا در پم‌باک چیزی نیست جز محقق کردن برنامه؛ یعنی به جای این‌که دایما در حال تصمیم‌گیری‌های موضعی باشیم، باید تمام جوانب را پیشاپیش، با دوراندیشی و به طور یکپارچه دیده، مسیر را مشخص کرده باشیم.

با وجود آن‌چه گفته شد، باز هم نمی‌توان انتظار داشت که پروژه‌ای بتواند مو به مو طبق برنامه اجرا شود، زیرا پروژه‌ها اصولا منحصر به فرد هستند و در نتیجه عدم قطعیت‌های فراوانی دارند. به همین خاطر نیاز به فرآیند دیگری داریم که مطابقت اجرا را با برنامه ارزیابی کند، نتایج آن را مشخص سازد و برنامه را طوری اصلاح کند که تحقق اهداف اصلی پروژه مسلم باقی بماند. این فرآیند نظارت و کنترل کار پروژه نام دارد.

نظارت و کنترل کار پروژه فرآیندی در حوزه یکپارچگی است، به این معنی که نگاه آن به پروژه باید یکپارچه و جامع باشد.

ورودی‌ها، خروجی‌ها و ابزارها و روش‌های این فرآیند در شکل زیر نمایش داده شده‌اند.

ورودی‌ها و خروجی‌های فرآیند ارتباط آن را با فرآیندهای دیگر مشخص می‌کنند. این ارتباط در شکل بعد به تصویر کشیده شده است.

کارهایی که در این فرآیند انجام می‌شود از این قرارند:

• نظارت – نظارت به معنی اندازه‌گیری، ارزیابی و گزارش‌دهی وضعیت پروژه است. وضعیت پروژه باید از دو جنبه بررسی شود:
  • وضعیت کنونی و مقایسه آن با خطوط مبنا
  • پیش‌بینی وضعیت آینده بر اساس وضعیت کنونی و تحلیل روند کار
• کنترل – وقتی هر دو گروه اطلاعات نظارتی گردآوری شوند وقت کنترل فرا می‌رسد. برای کنترل پروژه باید دو کار انجام داد:
  • صدور درخواست تغییر - اگر وضعیت کنونی یا پیش‌بینی وضعیت آینده مناسب نباشد، باید به فکر چاره بود. راه حل یا راه حل‌هایی که به این ترتیب انتخاب می‌شود در قالب درخواست تغییر به فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات فرستاده می‌شود تا پس از بررسی همه جانبه، در صورت تایید در برنامه‌ها اعمال و به تبع در اجرا منظور شود. در قبال هر مشکل باید دو نوع راه حل طراحی کرد:
    • اقدامات پیش‌گیرانه – ابتدا باید مشکل را ریشه‌یابی کرده، برا‌ی آن راه حلی پیدا کنیم؛ زیرا دلیل ریشه‌ای مشکل می‌تواند در آینده نیز مشکلات مشابهی به وجود آورد. پیش‌گیری همیشه مهم‌تر از رفع مشکل است و اولویت بالاتری دارد، زیرا دامنه تاثیر آن بزرگ‌تر از مصداق‌های کنونی مشکلات است.
    • اقدامات اصلاحی – بعد از این‌که راه حل‌هایی برای پیش‌گیری از بروز مشکلات مشابه در آینده انتخاب کردیم، نوبت به حل مشکلی می‌رسد که هم‌اکنون به وجود آمده است.
• ارزیابی نتیجه تغییرات - پس از این‌که درخواست تغییری از طریق اصلاح برنامه‌ها به اجرا گذاشته شود، باید نتیجه آن ارزیابی شود تا مطمئن شویم که نتیجه مطلوب را داده است و اگر نداده باشد، راه حل دیگری برای آن پیدا کنیم. علاوه بر آن درس آموخته جدیدی نیز تولید می‌شود که در ادامه پروژه و در پروژه‌های بعد راهگشا خواهد بود.

مدیریت موفق پروژه نیازمند توجه کافی به تمام جنبه‌های نظارت و کنترل دارد. البته شکی نیست که هیچکدام از این کارها بدون برنامه‌ریزی مناسب امکان‌پذیر نیست.

۴-۴-۱- ورودی‌های نظارت و کنترل کار پروژه

۴-۴-۱-۱- برنامه مدیریت پروژه

ارزیابی عملکرد پروژه، که نقش کلیدی در نظارت و کنترل دارد، بدون وجود برنامه امکان‌پذیر نیست. ارزیابی عمدتا با مقایسه عملکرد واقعی و برنامه‌ریزی شده و برخی تحلیل‌های مشابه انجام می‌شود. از سوی دیگر، شیوه نظارت و کنترل نیز خود در برنامه‌ها تعیین می‌شود. به همین خاطر برنامه مدیریت پروژه از ورودی‌های اصلی این فرآیند است. شکل زیر جنبه‌های کلی این رابطه را نشان می‌دهد.

۴-۴-۱-۲- پیش‌بینی‌های زمان‌بندی

منظور از پیش‌بینی‌های زمان‌بندی، اطلاعاتی است که از مدل زمان‌بندی (برنامه زمان‌بندی) در مورد آینده پروژه پیش‌بینی می‌شود. برای این منظور اطلاعات عملکرد واقعی در برنامه درج می‌شوند و تاثیری که در آینده می‌گذارند با محاسبات برنامه به دست می‌آید.

این اطلاعات می‌تواند تاریخ پایان جدیدی باشد که با محاسبه نرم‌افزار به دست می‌آید، تاریخ پایان تخمینی باشد که با روش Earned Schedule محاسبه می‌شود یا خروجی‌هایی از تحلیل ارزش کسب شده در مورد آینده، مانند ETC.

اهمیت این اطلاعات در این است که ممکن است وضعیت واقعی پروژه در مقایسه با برنامه‌ریزی انجام شده برای آن تاریخ نامناسب نباشد، ولی تحلیل آینده نشان دهد که پتانسیلی برای مشکلات وجود دارد و در نتیجه باید دلایل ریشه‌ای را یافت و اقدامات پیشگیرانه مناسب را طراحی کرد. از سوی دیگر، مقایسه خام وضعیت واقعی و برنامه‌ریزی شده کنونی هیچگاه به تنهای میزان اهمیت را نشان می‌دهد و حتی اگر برای تبدیل آن به اطلاعات سودمند (پیش‌بینی آینده پروژه) کاری اصولی انجام ندهید، ناخودآگاه در ذهنتان شکل می‌گیرد. شکی نیست که استنتاج‌های شهودی و ذهنی قابل اطمینان نیستند و جانشینی برای محاسبات کارآمد نخواهند بود.

۴-۴-۱-۳- پیش‌بینی‌های هزینه

پیش‌بینی‌های هزینه نیز مانند پیش‌بینی‌های زمان‌بندی با اعمال واقعیت‌های کنونی و محاسبه تخمینی آینده انجام می‌شود. خروجی‌های آن معمولا شاخص‌های تحلیل ارزش کسب شده، مانند ETC هستند.

به عنوان مثال ممکن است هزینه کارهای انجام شده در پروژه بیشتر از هزینه برنامه‌ریزی شده نباشد، ولی تحلیل دقیق نشان دهد که روند کنونی منجر به کمبود بودجه در آینده خواهد شد و در نتیجه از هم‌اکنون باید به فکر چاره بود.

۴-۴-۱-۴- تغییرهای موفق

وقتی درخواست تغییری در فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات تایید می‌شود به فرآیندهای برنامه‌ریزی ارسال می‌شود تا در برنامه‌ها اعمال شود و به تبع پس از آن در اجرا نیز مبنا قرار خواهد گرفت. ولی چرخه حیات تغییرات به این ترتیب پایان نمی‌یابد و باید پس از آن اثربخشی تغییری که تایید شده بود را بررسی کنیم و اگر اثر آن مناسب نبود دو کار زیر را انجام دهیم:

دلیل ناموفق بودن تغییر را پیدا کنیم و از دانشی که به این ترتیب به دست می‌آوریم برای طراحی درخواست‌های تغییر موثرتر در آینده کمک بگیریم.

درخواست تغییر جدیدی به جای تغییر ناموفق قبلی طراحی کنیم تا حل مشکلی که به عهده تغییر ناموفق گذاشته شده بود را به عهده بگیرد.

۴-۴-۱-۵- اطلاعات عملکرد کار

داده‌های عملکرد کاری که از فرآیندهای اجرایی گردآوری می‌شود یکپارچه‌سازی و تحلیل می‌شوند تا اطلاعاتی قابل استفاده در مورد عملکرد کار به وجود آورند. این اطلاعات در اختیار فرآیندهای مختلف قرار می‌گیرند و برای گزارش‌دهی نیز به کار می‌روند. شکل بعد چرخه حیاط این اطلاعات را نشان می‌دهد.

۴-۴-۱-۶- عوامل محیطی سازمان

عمده‌ترین عوامل محیطی سازمان که در نظارت و کنترل کار پروژه اثر می‌گذارند از این قرارند:

• استانداردهای دولتی و صنفی
• سیستم‌های تفویض کار سازمان
• ریسک‌پذیری ذی‌نفعان
• سیستم اطلاعات مدیریت پروژه

۴-۴-۱-۷- سرمایه‌های فرآیندی سازمان

عمده‌ترین سرمایه‌های فرآیندی سازمان که در نظارت و کنترل کار پروژه اثر می‌گذارند از این قرارند:

• الزامات ارتباطی سازمان
• روال‌های مالی
• روال‌های مدیریت مسایل و ایرادها
• روال‌های کنترل تغییرات
• روال‌های کنترل ریسک
• بانک‌های اطلاعاتی ارزیابی پیشرفت
• درس‌های آموخته

۴-۴-۲- ابزارها و روش‌های نظارت و کنترل کار پروژه

۴-۴-۲-۱- قضاوت کارشناسانه

تفسیر و درک وضعیت پروژه و همچنین طراحی راه حل‌ها نیاز به تجربه و دانشی دارد که در قالب قضاوت کارشناسانه خودنمایی می‌کند.

۴-۴-۲-۲- فنون تحلیلی

ارزیابی وضعیت پروژه از یک سو و کنترل آن از سوی دیگر نیاز به توانایی‌های تحلیلی متعدد دارد.

۴-۴-۲-۳- سیستم اطلاعات مدیریت پروژه

ارزیابی و کنترل پروژه نیاز به اطلاعات ورودی فراوانی دارد که عمدتا از طریق سیستم اطلاعات مدیریت پروژه به شکل سازمان‌یافته فراهم می‌شوند.

۴-۴-۲-۴- جلسه‌ها

ارزیابی و کنترل با کمک اعضای تیم مدیریت پروژه و برخی دیگر از ذی‌نفعان و حتی مشاوران خارجی انجام می‌شود. همفکری این افراد از طریق برگزاری انواع جلسه‌های هدف‌مند امکان‌پذیر است.

۴-۴-۳- خروجی‌های نظارت و کنترل کار پروژه

۴-۴-۳-۱- درخواست‌های تغییر

مهم‌ترین خروجی این فرآیند درخواست‌های تغییری است که برای پیشنهاد دادن اقدامات پیش‌گیرانه و اقدامات اصلاحی صادر می‌شوند. این درخواست‌ها مطابق معمول به فرآیند کنترل یکپارچه تغییرات فرستاده می‌شوند تا به صورت همه‌جانبه و یکپارچه سنجیده شوند. درخواست‌ها در صورت تایید در برنامه‌ها اعمال خواهند شد و به تبع در اجرا نیز مبنا قرار خواهند گرفت.

۴-۴-۳-۲- گزارش‌های عملکرد کار

اطلاعات عملکرد کار برای استفاده در فرآیندها مناسب هستند، ولی معمولا برای استفاده ذی‌نفعان بهتر است که آن‌ها را تبدیل به گزارش‌های عملکرد کار کرد تا خوانایی بیشتری داشته باشند.

گزارش‌ها در انواع مختلفی بر اساس نیازهای انواع ذی‌نفعان و اهدافی که در ارتباطات وجود دارد تنظیم می‌شوند و به شکل‌های مختلف (چاپی، الکترونیکی، ...) برایشان ارسال می‌شوند.

۴-۴-۳-۳- به‌روزرسانی‌های برنامه مدیریت پروژه

فرآیند نظارت و کنترل کار پروژه برنامه مدیریت پروژه را به طور غیرمستقیم و از طریق چرخه تغییرات اصلاح می‌کند. با این‌که این تاثیر مستقیم نیست، ولی به خاطر اهمیتی که دارد به عنوان خروجی یاد شده است.

۴-۴-۳-۴- به‌روزرسانی‌های اسناد پروژه

برخی اسناد پروژه، مثل سوابق مشکلات، به طور مستقیم به‌روزرسانی می‌شوند، در حالی که به‌روزرسانی اکثر آن ها به طور غیر مستقیم و از طریق اجرای فرآیندهای مربوطه به‌روزرسانی می‌شود.

منبع: ترجمه کتاب راهنمای جامع پم باک ویرایش پنجم