۴-۴- نظارت و کنترل کار پروژه

طبق آن‌چه تا اینجا توضیح داده شد، پروژه ابتدا به طور کامل و همه جانبه در فرآیندهای مختلف برنامه‌ریزی می‌شود. برنامه‌ها در فرآیند تهیه برنامه مدیریت پروژه گرد هم می‌آیند و برنامه‌ای با نام برنامه مدیریت پروژه را شکل می‌دهند که شیوه اجرا، نظارت و کنترل پروژه را مشخص می‌کند.

فرآیند هدایت و مدیریت کار پروژه مسئول اجرای برنامه است و می‌دانیم که اجرا در پم‌باک چیزی نیست جز محقق کردن برنامه؛ یعنی به جای این‌که دایما در حال تصمیم‌گیری‌های موضعی باشیم، باید تمام جوانب را پیشاپیش، با دوراندیشی و به طور یکپارچه دیده، مسیر را مشخص کرده باشیم.

۴-۳- هدایت و مدیریت کار پروژه

فرآیند هدایت و مدیریت کار پروژه بازوی اجرایی برنامه مدیریت پروژه است و اجرا را به نحوی هدایت و مدیریت می‌کند که برنامه را محقق کند. تمام جنبه‌های اجرایی پروژه در قالب این فرآیند به شکل یکپارچه پیش می‌روند؛ هرچند که برای برخی کارها فرآیندهای اجرایی مستقلی نیز وجود دارد که الزامات ویژه آن‌ها را در اجرا محقق سازد، ولی باز هم یکپارچگی آن‌ها تحت این فرآیند مدیریت می‌شود.

تمام حوزه‌های دیگر برنامه‌هایی تهیه می‌کنند که البته هماهنگ با یکدیگر نیز هستند. تمام برنامه‌ها در فرآیند تهیه برنامه مدیریت پروژه گرد هم می‌آیند و مفهوم یا سندی را تشکیل می‌دهند که برنامه مدیریت پروژه نامیده می‌شود.

منشور پروژه از اولین سند‌هایی است که در پروژه تنظیم می‌شود و معمولا کوتاه نیز هست؛ با این حال اهمیت بسیار زیادی دارد. این سند به پروژه و مدیر پروژه رسمیت می‌دهد و بعد از تصویب آن پروژه رسما شروع می‌شود.

مدیریت یکپارچگی پروژه

اگر تمام حوزه‌های دیگر را به خوبی، ولی جدا از یکدیگر مدیریت کنید، موفق نخواهید بود. رمز موفقیت مدیریت پروژه در یکپارچگی عناصر آن است. به عنوان مثال مدیریت زمان را نمی‌توان مستقل از مدیریت هزینه انجام داد، زیرا بر یکدیگر اثر می‌گذارند. مثلا با فشرده شدن زمان احتمالا هزینه کار افزایش پیدا می‌کند. تعامل بین حوزه‌ها بسیار گسترده است و عملا تمام آن‌ها بر یکدیگر اثر می‌گذارند.

مسئله یکپارچگی در پم‌باک آنقدر مهم است که حوزه دانشی برای آن پیش‌بینی شده است: حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه. بخشی از زیربنایی‌ترین اقداماتی که باید برای حفظ یکپارچگی اقدامات مدیریتی انجام دهید در این حوزه سازمان‌دهی شده است. در عین حال نباید فراموش کنید که یکپارچگی مدیریت پروژه فراتر از فرآیندهای این حوزه است. مهم‌ترین مسئولیت مدیر پروژه حفظ یکپارچگی پروژه است.

۳- فرآیندهای مدیریت پروژه

۳-۱- انواع فرآیند

هر فرآیند مفهومی است که با دریافت تعدادی ورودی و انجام اقداماتی که با کمک ابزارها و روش‌های مخصوص انجام می‌شود، خروجی‌های مشخصی را پدید می‌آورد.

هر پروژه دو نوع فرآیند نیاز دارد:

• فرآیندهای مدیریت پروژه
• فرآیندهای تولید محصول

۲- سازمان‌دهی پروژه

۲-۱- عوامل دست‌اندرکار پروژه

سوالی رایج در خصوص پم‌باک و سایر استانداردهای مدیریت پروژه این است که نقش هرکدام از عوامل پروژه، مانند کارفرما، مشاور و پیمانکار در فرآیندها چیست. در مورد پم‌باک پاسخ این است که هرکدام از عوامل باید سیستم مدیریتی خاص خود را داشته باشند.

به عنوان مثال در مورد کارفرما، مشاور، پیمانکار و عامل چهارم در یک پروژه EPC معمولی چنین شرایطی حاکم است:

۱-۱- هدف پم‌باک

پم‌باک یکی از معروف‌ترین استانداردهای مدیریت پروژه است. با این حال استانداردهای مختلف گستره و کارکرد یکسانی ندارند و حتما باید هدف هر استاندارد و شیوه کاربرد آن را بشناسید.

موسسه‌ی بین‌المللی مدیریت پروژه (PMI) هر چند سال یک بار استانداردهای PMBOK را به روز می‌کند. حالا بعد از چهار سال، نسخه‌ی ششم PMBOK منتشر شده و باید دید که تغییرات ایجادشده در آن در چه حدی بوده است و چه تاثیری روی فعالیت دارندگان مدارک PMP و CAPM و متقاضیان آن‌ها خواهد گذاشت. لازم به ذکر است که نسخه‌ی جدید PMBOK از 26 مارچ 2018 (6 فرودین) در آزمون‌های حرفه‌ای مدیریت پروژه اعمال خواهد شد.

لینک دانلود در ادامه مطلب

تغییرات PMBOK 6th نسبت به نسخه PMBOK 5th:

 1. حوزه دانش مدیریت منابع

• در نسخه‌های قبلی حوزه دانشی به اسم مدیریت منابع انسانی وجود داشت که خیلی دامنه محدودی داشت. همه کارهای مربوط به منابع در حوزه مدیریت زمان انجام شده بود و در این بخش فقط با جنبه‌هایی از مدیریت منابع انسانی (نه همه منابع) سر و کار داشت مثل بهبود کار تیمی و آموزش . در نسخه جدید این حوزه تبدیل شده به «حوزه دانش مدیریت منابع» و همه منابع را در نظر می‌گیرد. خیلی از کارهایی که قبلا در مورد منابع در حوزه زمان انجام شده بود به این بخش منتقل شده است.

لینک دانلود در ادامه مطلب

پم‌باک را موسسه‌ای بین‌المللی و غیرانتفاعی با نام موسسه مدیریت پروژه تدوین کرده است. این استاندارد با تلاش گروه بسیار بزرگی از دست‌اندرکاران مدیریت پروژه گردآوری شده و مبنای تدوین آن نیز الگوهای موفق و تجربه‌های این اشخاص بوده است و نه فرضیه محض. اولین انتشار این مجموعه توسط موسسه مدیریت پروژه با عنوان «راهنمای جامع و کاربردی مدیریت پروژه» در سال ۱۹۹۶ انجام شد. این مجموعه تا حد زیادی بر پایه کاغذ سفیدی بود که با عنوان «گزارش نهایی اخلاقیات، قوانین و کمیته اعتبارسنجی» در سال ۱۹۸۳ منتشر شده بود. ویراست دوم PMBOK Guide در سال ۲۰۰۰ انتشار یافت. در سال ۲۰۰۴، ویراست سوم این مجموعه با تغییرات اساسی نسبت به نسخه قبلی انتشار پیدا کرد. ویراست چهارم در سال ۲۰۰8 و آخرین نسخه به زبان انگلیسی در سال ۲۰۱۳ منتشر شد. نسخه‌های فارسی این مجموعه نیز در ایران ترجمه شده‌اند.

آشنایی با گواهی ^®CAPM

فارغ از رشته تحصیلی شما، مدرک دانشیار خبره در مدیریت پروژه (CAPM: Certified Associate in Project Management) می تواند به یکی از دارایی های ارزشمند شما تبدیل شود که با افزایش اعتبار و تاثیرگذاری شما بر کارهای تیمی و پروژه ها، موقعیت شما را در بازار شغلی ارتقاء بخشد.

طبق گزارش حاصل از مقالات مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) در سال 2015، سازمان هایی که روش های استاندارد را در دستور کار خود قرار می دهند، به نتایج بهتری دست می یابند. از این رو ^®CAPM دانش استاندارد مدیریت پروژه شما را تصدیق می نماید و شما می توانید با اطمینان کامل با کارفرمای خود روبرو شوید و به جلو حرکت کنید.
حرفه مدیریت پروژه به سرعت در حال رشد است. تا سال 2020، هر ساله یک میلیون و 57 هزار شغل جدید ایجاد می گردد و تقاضای زیادی برای متخصصین واجد شرایط بوجود خواهد آمد. با ^®CAPM شما می توانید با سرعت به سمت فرصت ها حرکت کنید.

فرایندها و دانش لازم برای مدیریت پروژه

دانش لازم برای مدیریت پروژه در 9 گروه مدیریتی و فرایندهای اجرای پروژه در 5 گروه فرایندی تقسیم شده اند. در حوزه دانش مدیریت پروژه شناخت عوامل موثر بر پروژه و مدیریت آنها می تواند فرایندهای اجرای پروژه را بمنظور دستیابی به هدف یکپارچه[1] نماید.

مهارتهای عمومی و کلیدی برای مدیران پروژه:

در کنار یک پروژه معین علاوه بر تخصص‌های لازم، یک مدیر پروژه لازم است مهارتهای مدیریتی زیر را داشته باشد تا بتوان امیدوار بود که پروژه با موفقیت به انجام می رسد این مهارتهای کلیدی عبارتند از:

1-   ارتباطات مؤثر: برای تبادل اطلاعات نیاز می‌باشد مدیر پروژه از ارتباطات مؤثر برخوردار باشد.

2-   قدرت نفوذ سازمانی: مدیر پروژه باید از قابلیت لازم برای نفوذ سازمانی برخوردار باشد تا برنامه‌های پروژه را به پیش برد.

3-   قدرت رهبری: توانایی ایجاد چشم‌انداز و استراتژی و ترغیب کارکنان برای رسیدن به اهداف پروژه

4-   قدرت مذاکره و مدیریت بحران: توانایی مذاکره و مشاوره با دیگران و ایجاد توافق برای رسیدن به اهداف پروژه.

5-   توانایی حل مسئله: مهارت شناسایی و تعریف مشکل، تعیین عوامل جایگزینی و تجزیه و تحلیل عوامل و تصمیم گیری جهت حل مسئله.

تاریخچه مدیریت پروژه در جهان را معمولاً به مدیریت پروژه‌های عظیمی همچون ساخت اهرام مصر، دیوار چین و یا بنا نهادن تخت جمشید به دستور داریوش مربوط می‏دانند. هر یک از این پروژه‌ها از جمله پروژه‌های بزرگ و پیچیده تاریخ بشریتند که با کیفیت استاندارد بالا و بکارگیری نیروی عظیم انسانی ساخته شده‏اند. یک مدیر پروژه وقتی به شهر اسرارآمیز هخامنشیان سری می‏زند و در هر گوشه‏ای از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستانی برخورد می‌کند بدون شک دچار حیرت می‏گردد که چگونه چنین پروژه عظیمی قریب دو هزار و پانصد سال پیش با چنین کیفیت منحصر به‏ فردی ساخته شده که علی‌رغم ویرانی و به آتش کشیده شدن پیاپی توسط اسکندر و تسخیر کنندگان پس از او، همچنان به عنوان نماد حیرت‌انگیز پروژه ایرانی از آن یاد می‏شود. هر چند به دستور کوروش، مهندسان و سازندگان پاسارگاد موظف بودند شرح کار خود و همچنین برنامه کاری روز بعد خود را در لوحه‌هایی که به نام کارنامک مشهور بود، بنگارند اما امروزه جز با تکیه بر حدسیات نمی‌توان اظهارنظر قاطعی پیرامون نحوه دقیق مدیریت پروژه‌های عظیم عهد باستان ابراز داشت چرا که متاسفانه تاکنون هیچ مدرک و نشانه‌ای دال بر چگونگی بکار بستن روشها و تکنیکهای مدیریت پروژه در این طرحها یافت نشده است.

همانطور که به عنوان یک مهندس صنایع می دانید، این رشته وسعت و پهنای زیادی دارد و در حوزه های مختلف اعم از برنامه ریزی تولید، حمل و نقل، نگهداری و تعمیرات، تضمین و کنترل کیفیت، برنامه ریزی کنترل پروژه، منابع انسانی و ... حضور دارد. و دانشجویان می توانند برحسب علاقه در یک حوزه دانش بیشتری کسب کرده و وارد بازار کار آن حوزه شود. انشاالله... .  شاید برای شما هم این تردید درطول زمان تحصیل به وجود آمده است که کدام حوزه بهتر است و یا کدام حوزه مناسب شما می باشد؟ ما در اینجا در سدد پاسخ به این سوال نیستیم، بلکه می خواهیم بگوییم که چگونه یک مهندس صنایع می تواند در حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه دانش بیشتری کسب کند و وارد بازار کار این حوزه شود. اما به عنوان یک راهنمایی کوتاه برای رسیدن به پاسخ فوق می توان گفت که شما باید بررسی کنید که هر حوزه نیاز به چه دانش ها و مهارتهایی دارد؟، و یا این که نیاز به گذراندن چه دوره های آموزشی دارد؟، و یا در مقطع کارشناسی چه دروسی را باید گذراند؟، پس از دانستن پاسخ پرسش های فوق در مورد چند حوزه مختلف، آنگاه فرد می تواند برحسب علایق، مهارت ها و دانش شخصی تا آن زمان کسب کرده، مورد مناسب را انتخاب کرد.

اما به موضوع اصلی خود در این پست می پدازیم : چگونه کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه شویم؟

برای این کار ابتدا بایستی به موقعیت کنونی خود نگاهی بکنید، یعنی اینکه آیا دانشجوی مقطع کارشناسی صنایع هستید؟ یا نه به تازگی فارغ التحصیل شده اید؟ و یا اینکه در بازار کار مشغول به کار هستید؟

 نرم افزار MSP محصول شرکت مایکرو سافت است که برای کنترل و مدیریت و زمانبندی پروژه ها به کار می رود.

 نرم‌افزار ام‌اس پروجکت (به انگلیسی: Microsoft Project) برای مدیرت پروژه‌ها بر پایه علم مدیریت پروژه کاربرد دارد و جزو زیر مجموعه نرم‌افزار آفیس است. نرم‌افزار MS Project تصویر بزرگی از پروژه را در اختیارتان قرار می‌دهد که می‌توانید تمامی جزئیاتی که برای رسیدن به هدف باید تکمیل شوند را در آن پر کرده و آنها را سازماندهی نمائید.

   مفهوم مدیریت پروژه : تعاریف و مفاهیم زیادی برای برنامه ریزی و کنترل پروژه ارائه شده که در اینجا به دو مورد از آن اشاره می کنیم. در تعریف اول مدیریت پروژه را مجموعه ابزار هایی برای برنامه ریزی و هدایت پروژه به سوی اهداف مورد نظر می داند؛ این اهداف بر رضایت مندی مشتری و توجه به سه عامل زمان، کیفیت و هزینه استوارند. یا در موردی دیگر مدیریت پروژه را روشی کارا برای برخورد با کار های نو، ایجاد توازن در محدوده پروژه، و سر انجام، مدیریت هزینه و کیفیت در قالب زمان و محیطی آکنده از ریسک تریف می کند.