۴-۱- تهیه منشور پروژه

منشور پروژه از اولین سند‌هایی است که در پروژه تنظیم می‌شود و معمولا کوتاه نیز هست؛ با این حال اهمیت بسیار زیادی دارد. این سند به پروژه و مدیر پروژه رسمیت می‌دهد و بعد از تصویب آن پروژه رسما شروع می‌شود.

برخی از اطلاعات که معمولا در منشور پروژه قرار می‌گیرند از این قرارند:

• عنوان پروژه
• حامی پروژه (مدیر ارشدی که مسئولیت پروژه را دارد و تصمیم‌گیری‌های عمده، تامین مالی و رفع مشکلاتی که فراتر از توان مدیر پروژه باشند را به عهده می‌گیرد)
• مدیر پروژه و حد اختیارات وی
• کارفرما
• سایر ذی‌نفعان کلیدی پروژه
• هدف پروژه
• شرح پروژه
• الزامات پروژه
• پیش‌فرض‌های پروژه
• شرایط پذیرش پروژه
• ریسک‌های کلانی که در زمان تدوین منشور شناسایی شده‌اند
• گستره پروژه
• مدت پروژه
• بودجه پروژه
• حد کیفیت پروژه
• مایل‌ستون‌های کلیدی پروژه

در واقع این منشور پروژه را تعریف می‌کند. اگر به تازگی وارد تیم پروژه‌ای شده باشید، مطالعه منشور پروژه اولین و ساده‌ترین راه برای آشنا شدن با پروژه خواهد بود.

تصویب منشور پروژه در حد اختیارات مدیر پروژه قرار نمی‌گیرد و در سطحی بالاتر از وی، از طریق حامی پروژه، دفتر مدیریت طرح، دفتر مدیریت پرتفولیو یا دفتر مدیریت پروژه (PMO) انجام می‌شود. با این حال بهتر است که مدیر پروژه پیش از تدوین منشور انتخاب شده باشد و در تدوین آن نیز همکاری کند.

شکل بعد ورودی‌ها، ابزارها و روش‌ها و خروجی‌های فرآیند را نشان می‌دهد.

ورودی‌ها و خروجی‌های هر فرآیند ارتباط منطقی آن را با فرآیندها و عناصر دیگر مشخص می‌کنند. این ارتباط‌ها برای فرآیند تهیه منشور پروژه در شکل بعد نمایش داده شده‌اند. در این شکل و شکل‌های مشابه، رد تمام ورودی‌ها و خروجی‌ها به تصویر کشیده شده است.

همانطور که در نمودار نیز پیداست، هیچ فرآیندی پیش‌نیاز تهیه منشور پروژه نیست. بنا بر این می‌توانیم نتیجه بگیریم که تهیه منشور پروژه اولین فرآیندی است که در هر پروژه انجام می‌شود.

نکته آخر این‌که تهیه منشور پروژه ماهیتی از جنس برنامه‌ریزی دارد، ولی باید در نظر داشته باشید که متعلق به گروه فرآیندی برنامه‌ریزی نیست و در گروه فرآیندی آغازش قرار دارد.

۴-۱-۱- ورودی‌های تهیه منظور پروژه

۴-۱-۱-۱- بیانیه کار پروژه

بیانیه کار پروژه که گاهی شرح خدمات پروژه نیز نامیده می‌شود، شرحی کامل و تفصیلی از محصول نهایی پروژه و بعضا کارهایی که باید برای تحقق آن محصول انجام شود است. بیانیه کار پروژه در اسناد پیش از قرارداد و همچنین در قرارداد وجود دارد و از مهم‌ترین ورودی‌های منشور پروژه است، زیرا گستره پروژه را به طور کلان مشخص می‌کند. اگر پروژه داخل سازمانی باشد و کارفرمایی نداشته باشد که بیانیه کار را در قالب قرارداد یا پیش‌نویس قرارداد به شما ابلاغ کند، معمولا مدیر ارشد یا واحد سازمانی مشخصی وجود دارد که موضعی مانند کارفرما داشته باشد و این اطلاعات را در اختیار شما بگذارد.

بیانیه کار پروژه موارد زیر را مشخص می‌کند:

• نیاز تجاری - نیاز تجاری دلیل انجام پروژه را نشان می‌دهد. پروژه‌ها برای نیازهای تجاری مختلفی مانند نیاز بازار، پیشرفت فنی و الزامات قانونی و حکومتی انجام می‌شوند. نیاز تجاری جزئی از انگیزه تجاری پروژه است و توجه دایمی به انگیزه تجاری پروژه اهمیت فراوانی دارد، زیرا در تصمیم‌گیری‌های کلان پروژه تاثیر می‌گذارد.
• شرح گستره محصول – شرح گستره محصول تمامی جنبه‌ها و جزئیات محصول نهایی پروژه را تا حدی که در زمان تعریف پروژه مقدور باشد مشخص می‌کند. علاوه بر آن ارتباطی که بین محصول و نیاز تجاری آن برقرار است را هم شرح می‌دهد تا در تغییرات احتمالی آینده مد نظر قرار بگیرند و درخواست‌های تغییری که باعث گسست محصول و نیاز تجاری شوند به تایید نرسند.
• برنامه استراتژیک – این سند رویکرد استراتژیک و اهداف سازمان را به شکل کلی و در قبال پروژه مستند می‌کند. همیشه باید مراقب بود که تغییرات احتمالی پروژه با استراتژی‌های کلان سازمان مغایر نباشند و همسویی پروژه با آن‌ها حفظ شود.

۴-۱-۱-۲- انگیزه تجاری

انگیزه تجاری سندی است که توجیه‌پذیری پروژه را نشان می‌دهد. بسیاری از پروژه‌ها برای بازگشت اقتصادی انجام می‌شوند، ولی ممکن است به جای آن یا در کنار آن عوامل دیگری مانند کسب اعتبار و جذب دانش فنی نیز قرار بگیرد. بعضی از پروژه‌ها نیز اصولا غیرانتفاعی هستند و صرفا برای افزایش رفاه عمومی و انگیزه‌های مشابه آن انجام می‌شوند.

توجه به انگیزه تجاری اهمیت فراوانی دارد، زیرا ممکن است دو پروژه مشابه که با دو انگیزه تجاری متفاوت آغاز شده باشند به مسیرهای متفاوتی بروند. به عنوان مثال فرض کنید انگیزه تجاری پروژه‌ای کسب اعتبار در صنعتی جدید و در نتیجه عهده‌دار شدن پروژه‌های سودده در آینده باشد و به همین خاطر پروژه را با حداقل قیمت و بدون بازده اقتصادی پذیرفته‌ باشیم. اگر در زمان اجرای پروژه از زمان‌بندی عقب بیفتیم و فقط دو راه برای جبران آن داشته باشیم، یکی هزینه بیشتر و دیگری کاهش کیفیت در حدی پذیرفتنی، چه خواهیم کرد؟ ممکن است در پروژه‌ای که انگیزه تجاری آن سوددهی باشد کیفیت را تا حداقل پذیرفتنی کاهش دهیم، ولی وقتی از ابتدا پروژه را صرفا برای کسب اعتبار پذیرفته‌ایم، احتمالا ترجیح می‌دهیم که چنین گزینه‌ای را انتخاب نکنیم.

معمولا مسئولیت نظارت بر مطابقت پروژه با انگیزه تجاری و تصمیم‌گیری‌های کلانی که به انگیزه تجاری مربوط می‌شوند فراتر از سطح مدیر پروژه قرار می‌گیرد و به عهده کسانی مانند حامی پروژه است. با این حال تمام اطلاعاتی که برای اتخاذ تصمیم مناسب لازم است از سوی مدیر پروژه فراهم می‌شود.

۴-۱-۱-۳- توافق‌ها

هر پروژه با توافقی بین کارفرما (یا فرد و عنصری مشابه وی) و پیمانکار آغاز می‌شود. رایج‌ترین نوع توافق در پروژه‌های معمولی قرارداد است. با این حال پروژه‌های کوچک فراوانی بدون قرارداد مکتوب و رسمی، و صرفا با توافقی شفاهی، ایمیل یا نامه‌ای ساده آغاز می‌شوند. در هر حال، توافقی که مبنای پروژه بوده است از ورودی‌های تهیه منشور پروژه به شمار می‌رود.

۴-۱-۱-۴- عوامل محیطی سازمان

برخی از عوامل محیطی سازمان که ممکن است بر تهیه منشور پروژه تاثیر بگذارند از این قرارند:

• استانداردها و ضوابط دولتی یا صنفی
• فرهنگ و ساختار سازمان
• شرایط بازار

این عوامل تاثیر مستقیمی بر جنبه‌های مختلف پروژه، از جمله ریسک‌ها دارند. به عنوان مثال اگر شرایط بازار متزلزل باشد، ریسک‌هایی برای نقدینگی پروژه به وجود خواهد آمد. استانداردها و ضوابط نیز بر محدودیت‌ها و گستره پروژه اثر می‌گذارند.

تمام این عوامل در زمان برنامه‌ریزی تفصیلی می‌شوند، ولی لازم است که در زمان تهیه منشور پروژه نیز مد نظر قرار بگیرند.

۴-۱-۱-۵- سرمایه‌های فرآیندی سازمان

برخی از سرمایه‌های فرآیندی سازمان که بر تهیه منشور پروژه اثر می‌گذارند از این قرارند:

• فرآیندها، سیاست‌ها و روال‌های سازمان
• الگوها
• اطلاعات پروژه‌های قبلی و درس‌های آموخته

ممکن است الگوهای استانداردی برای تهیه منشور پروژه در سازمان وجود داشته باشد که لازم باشد به کار ببرید و منشوری که تهیه می‌کنید طبق روال مشخصی به اطلاع افرادی در شرکت برسد. این موارد همگی از سرمایه‌های فرآیندی سازمان هستند.

علاوه بر آن‌ها، اطلاعات پروژه‌های قبل و درس‌های آموخته همیشه در برنامه‌ریزی پروژه‌های جدید کاربرد خواهد داشت. به عنوان مثال بهتر است که پیش از تدوین منشور پروژه نگاهی به تمام منشورهایی که قبلا در شرکت تدوین شده‌اند بیاندازید تا ذهنیت بهتری از این کار پیدا کنید.

۴-۱-۲- ابزارها و روش‌های تهیه منشور پروژه

۴-۱-۲-۱- قضاوت کارشناسانه

یکی از عناصر لازم برای تحلیل ورودی‌های این فرآیند و تولید خروجی نهایی، یعنی منشور پروژه، قضاوت کارشناسانه است.

قضاوت کارشناسانه به حامی پروژه، مدیران ارشد و مدیر پروژه محدود نمی‌شود و ممکن است در کنار استفاده از تجربیات آن‌ها بتوان از سایر ذی‌نفعان پروژه، مشاوران، گروه‌های صنفی، انجمن‌های تخصصی و مانند آن‌ها نیز کمک گرفت.

۴-۱-۲-۲- فنون تسهیلی

انواع جلسات یا روش‌هایی که برای همفکری، رفع اختلاف، رفع مشکل، ریشه‌یابی مسایل و مانند آن‌ها به کار می‌روند با کمک فنون تسهیلی پرثمر می‌شوند. این فنون برای متمرکز کردن جلسه بر موضوع اصلی، محقق کردن توانایی‌های بالقوه شرکت کننده‌ها، جلوگیری از سلطه افراد معدود بر عملکرد جلسه و امثال آن متمرکز است و هدف نهایی این است که به جای اتلاف وقت، بهترین نتیجه ممکن را از جلسه بگیریم.

برای تهیه منشور پروژه نیز باید از انواع فنون تسهیلی برای استخراج کامل اطلاعات از کسانی که در تهیه منشور مشارکت می‌کنند استفاده کرد.

۴-۱-۳- خروجی‌های تهیه منشور پروژه

۴-۱-۳-۱- منشور پروژه

تنها خروجی اصلی این فرآیند، سند منشور پروژه است. بعد از این‌که این سند به تایید حامی یا یکی دیگر از مدیران ارشد برسد، مدیر پروژه اختیارات خود را به دست می‌آورد و پروژه رسما آغاز می‌شود.

منشور پروژه باید برای بسیاری از ذی‌نفعان ارسال شود تا از اطلاعات این سند آگاه شوند.

معمولا اولین جلسه رسمی پروژه که kickoff meeting نام دارد بعد از تصویب منشور پروژه و پیش از برنامه‌ریزی برگزار می‌شود. اعضای کلیدی تیم پروژه و همچنین اعضای کلیدی کارفرما و سایر ذی‌نفعان مهم نیز در این جلسه حضور دارند و علاوه بر آشنایی کامل با یکدیگر، هماهنگی‌های اولیه را انجام می‌دهند.

گاهی این جلسه به جای این‌که بعد از تایید منشور پروژه و پیش از برنامه‌ریزی برگزار شود، بعد از برنامه‌ریزی اولیه و پیش از اجرا برگزار می‌شود، ولی بهتر است که جلسه را به این شکل به تاخیر نیانداخت، زیرا ممکن است بعضی تصمیم‌گیری‌های جلسه در برنامه‌ریزی تاثیرگذار باشند.

منبع: ترجمه کتاب راهنمای جامع پم باک ویرایش پنجم