فرایندها و دانش لازم برای مدیریت پروژه

دانش لازم برای مدیریت پروژه در 9 گروه مدیریتی و فرایندهای اجرای پروژه در 5 گروه فرایندی تقسیم شده اند. در حوزه دانش مدیریت پروژه شناخت عوامل موثر بر پروژه و مدیریت آنها می تواند فرایندهای اجرای پروژه را بمنظور دستیابی به هدف یکپارچه[1] نماید.

ابزارها و تکنیک‌های دانش که 9 موضوع دانشی می‌باشند عبارتند از:

1- مدیریت یکپارچه سازی[2] : فرآیندی است که جهت یکپارچه سازی و همکاری بین عوامل مختلف درگیر پروژه صورت می‌گیرد در این فرایند پروژه بعنوان یک فرایند یکپارچه از تقسیم وظایف و قدرت اعضاء تیم پروژه برنامه‌های اصلی و زیربرنامه‌ها و مدیریت و اجرای پروژه بر نظارت و کنترل پروژه و فاز رسمی خاتمه پروژه را دنبال می‌نماید.

2- مدیریت قلمرو پروژه[3] : اجرای فرایندهای پروژه نیازمند مشخص بودن حوزه و قلمرو پروژه هستند و تعیین این موضوع که قلمرو برنامه ریزی و حدود آن و قلمرو ساختار اجرایی کار و قلمرو کنترل و ممیزی پروژه باید مشخص و مدیریت گردند.

3- مدیریت کیفیت[4] : فعالیت‌هایی که تعیین می‌کند که چه اقداماتی را باید سازمان داد و بمنظور اینکه پروژه رضایت ذینفعان را براساس تعهدات کسب نماید و هم چنین نحوه ضمانت‌ها و کنترل‌های لازم را برای رسیدن به کیفیت مطلوب مدیریت نمود.

4- مدیریت زمان[5] : فرآیندها برای انجام کامل نیاز به صرف زمان دارند مدیریت زمان تعیین فعالیت‌ها و توالی آنها صرف منابع و تخمین زمان هر مرحله و تهیه جدول کنترل زمان‌بندی‌های پروژه می‌باشد که برای هر پروژه‌ای از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌باشد و در کشور ما نقاط بحران پروژه ها قلمداد می‌گردند.

5- مدیریت هزینه[6] : فرآیندهایی که پروژه را تا زمان تکمیل منطبق با بودجه مصوب مدیریت می‌نماید در این فرایندها مرتباً تخمین هزینه ها و بودجه مصوب کنترل می‌گردند و در صورت تنظیم صحیح بودجه با مدیریت هزینه می توان پروژه را به انجام رساند.

6- مدیریت منابع انسانی[7]  : فرآیندهایی که برای ساماندهی منابع انسانی لازم برای پروژه می باشد را شامل می باشد در این فرآیند برنامه‌ریزی، انتخاب اعضاء تیم، نگهداری و توسعه تیم پروژه توسط آموزش و تقسیم مسئولیت‌ها و تفویض اختیارات را شامل می گردد.

7- مدیریت ارتباطات[8] : برای اجرای بموقع فرایندها نیاز به اطمینان از وجود اطلاعات کافی برای مدیریت پروژه می باشد در این فرایند برنامه‌ریزی ارتباطات و نحوه توزیع اطلاعات تهیه بموقع گزارشات عملکردی و ارسال آن به سهامداران و ذینفعان موردتوجه می باشد.

8- مدیریت ریسک[9] : فرآیندی که لازمه اش شناسایی و تعیین نیازها و انتظارات سهامداران و ذینفعان با منابع بهینه می باشد در این فرایند ایجاد حساسیت در رسیدن به ارزش­های تعریف شده، تجزیه و تحلیل وظایف، اندیشه پردازها و تعیین پیچیدگی ها و انتخاب و تدیل داده ها به نتایج موردانتظار می باشد.

مدیریت ریسک شامل تعیین احتمالات و رخدادهایی که می‌تواند به طول یا هزینه یا کیفیت پروژه کمک یا به آن آسیب برساند در این رویکرد نکات مغایر و بعضاً ناسازگار در سناریوهای متفاوت مورد توجه قرار می‌گیرد فرایندهای این رویکرد برنامه‌ریزی، تعیین و تهیه تجزیه و تحلیل‌های کیفی و کمی و برنامه‌ریزی بمنظور واکنش نظارت و کنترل بر پروژه می‌باشد.

9- مدیریت خرید[10] : این رویکرد بمنظور تدارک ملزومات و خدمات از خارج از پروژه برای انجام پروژه می‌باشد و همواره دو منظر دارد خریدار و فروشنده و در این فرایند دو فرایند تهیه و تامین و مدیریت قراردادها که شامل برنامه‌ریزی تملک و خرید، برنامه‌ریزی قراردادها، تنظیم درخواست‌های مناسب از فروشنده و انتخاب فروشندگان می‌باشد و مدیریت بر قراردادهای ناشی از آن می‌باشد.