تاریخچه پم‌باک

پم‌باک را موسسه‌ای بین‌المللی و غیرانتفاعی با نام موسسه مدیریت پروژه[1] تدوین کرده است. این استاندارد با تلاش گروه بسیار بزرگی از دست‌اندرکاران مدیریت پروژه گردآوری شده و مبنای تدوین آن نیز الگوهای موفق و تجربه‌های این اشخاص بوده است و نه فرضیه محض. اولین انتشار این مجموعه توسط موسسه مدیریت پروژه با عنوان «راهنمای جامع و کاربردی مدیریت پروژه»[2] در سال ۱۹۹۶ انجام شد. این مجموعه تا حد زیادی بر پایه کاغذ سفیدی بود که با عنوان «گزارش نهایی اخلاقیات، قوانین و کمیته اعتبارسنجی» در سال ۱۹۸۳ منتشر شده بود. ویراست دوم PMBOK Guide در سال ۲۰۰۰ انتشار یافت. در سال ۲۰۰۴، ویراست سوم این مجموعه با تغییرات اساسی نسبت به نسخه قبلی انتشار پیدا کرد. ویراست چهارم در سال ۲۰۰8 و آخرین نسخه به زبان انگلیسی در سال ۲۰۱۳ منتشر شد. نسخه‌های فارسی این مجموعه نیز در ایران ترجمه شده‌اند.

معرفی PMI

انستیتوی مدیریت پروژه آمریکا[1]  بدون شک یکی از معتبرترین مراکزی است که با دربر داشتن تعداد متنابهی عضو فعال و متخصص در زمینه پروژه از بسیاری از کشورهای جهان در جمع آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل بهترین روش های مدیریتی پروژه و مستند سازی و اشاعه دانش مدیریت پروژه زحمات زیادی را متحمل و خدمات ارزنده ای را ارائه نموده است. از بارزترین این خدمات می توان از تدوین و انتشار کتاب راهنمای کلیت دانش مدیریت پروژه PMBOK Guide که به اختصار “پم باک” نامیده می شود، و محتوای آن امروزه به منزله استاندارد دانش روز مدیریت پروژه به حساب می آید، نام برد.

فعالیتهای اصلی این سازمان در حال حاضر را می­توان به این صورت دسته بندی نمود.

1. تدوین استاندارد های مدیریت پروژه، برنامه، پورتفولیو و مقولات مرتبط با آنها
2. اعطای استوارنامه های بین المللی حرفه ای در مدیریت پروژه

انجمن مدیریت پروژه ایالات متحده آمریکا در سال ۱۹۶۹ میلادی تاسیس شد و با جمع آوری نظرات مدیران پروژه و مستند سازی آنها در سال ۱۹۸۷ اولین نسخه از استاندارد ارزشمند پم باک را ارائه کرد. این استاندارد در سال ۱۹۹۶ به صورت رسمی چاپ و منتشر شد و در سال ۱۹۹۹ مورد تایید سازمان ملی استاندارد امریکا ANSI قرار گرفت.

آشنایی با استاندارد PMBOK

یکی از ارزنده­ترین دستاوردهای علمی و عملی PMI  در سالهای گذشته تدوین و انتشار مجموعه ای از موثرترین فرایندهای مدیریتی پروژه در چهارچوب حوزه های دانش مدیریت پروژه، در قالب کتابی به نام راهنمای کلیت دانش مدیریت پروژه  PMBOK )اختصاراٌ: پم باک) می­باشد.

کتاب PMBOK به تعریف و تشریح آن فرایندها (و ابزار و تکنیک­های مربوطه آنها)، و تکرار و تداخل آنها فیمابین یکدیگر[3] ، و بررسی درون دادها و برون دادها و نیز الزامات فرایندهای مدیریت پروژه پرداخته، و بیان می­دارد که: رعایت و انجام صحیح آن فرایندها، در اکثر مواقع و در اکثر پروژه ها، منجر به بالا رفتن درجه موفقیت، در به سرانجام رساندن موفق آن پروژه ها، می گردد.

درحال حاضر نگارش پنجم کتاب پم باک[4] به منزله آخرین نگارش، معتبر و قابل دسترسی می­باشد. این استاندارد توسط یک تیم حداقل ۱۰۰۰ نفره از متخصصین مدیریت پروژه از سراسر جهان نگاشته شده است.

کتاب استاندارد مدیریت پروژه پم باک (نگارش سوم)

این کتاب از 12 فصل تشکیل شده است و فصول 1 الی 3 آن به تعریف و تشریح مقوله پروژه، مدیریت آن و چهارچوب مدیریت پروژه و ساختارهای سازمانی می‌پردازد.

در طی 9 فصل بعدی، پم باک به معرفی و تشریح 44 فرآیند مدیریت پروژه، درون دادها، ابزار و تکنیک‌ها و نیز برون دادهای تک تک این فرآیندها پرداخته و تعاملات فیمابین آنان را مورد بررسی قرار می‌دهد. در هر فصل از کتاب، پروژه، مدیریت پروژه و تیم مدیریت پروژه از زاویه حوزه دانش مربوط به آن فصل بررسی شده و در صورت نیاز ارتباطات لازم با دیگر حوزه‌های دانش موجود در کتاب مورد بررسی قرار گرفته است. 9 حوزه دانش عبارتند از:

•  مدیریت یکپارچگی پروژه[5] با 7 فرآیند
•  مدیریت محدوده و محتوای پروژه[6] با 5 فرآیند
•  مدیریت زمان پروژه [7]با 6 فرآیند
•  مدیریت هزینه پروژه[8] با 3 فرآیند
•  مدیریت کیفیت پروژه[9] با 3 فرآیند
•  مدیریت منابع انسانی پروژه[10] با 4 فرآیند
•  مدیریت ارتباطات پروژه[11] با 4 فرآیند
•  مدیریت ریسک پروژه[12] با 6 فرآیند
•  مدیریت تدارکات پروژه[13]با 6 فرآیند

تمامی این حوزه‌های دانش از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشند که نمی‌توان تاثیر آن‌ها را در روند اجرای موفق پروژه کتمان کرد. ولی بر اساس حد و مرزی که در هر پروژه وجود دارد وزن و تأثیر این حوزه‌های دانش فرق می‌کند. در بین این 9 حوزه دانش، مدیریت یکپارچگی پروژه جزء مهمترین و سخت‌ترین قسمت‌های کاری یک مدیر پروژه بوده و می‌توان وظیفه اصلی یک مدیر پروژه را در یکپارچه‌سازی بخش‌های مختلف پروژه دانست، به‌گونه‌ای که بتواند پروژه را با موفقیت به اهداف تعیین شده در زمان و با هزینه مناسب، برساند.

از سوی دیگر و همزمان با آن، پم باک چرخه حیات پروژه را در قالب 5 گروه فرآیند مدیریت پروژه: آغازین[14] ، برنامه‌ریزی[15] ، اجرائی[16]  ، نظارتی ـ کنترلی[17] و پایانی[18] معرفی می‌نماید. این 5 گروه فرآیند مدیریت پروژه در اجرای تمامی پروژه‌ها وجود داشته و مستقل از حوزه کاری است که پروژه در آن اجرا می‌گردد. بر اساس نوع پروژه اجرای و حد و مرز و محتوی آن یک پروژه می‌تواند در قالب یک یا چند مرحله اجرا گردد. هر یک از مرحله‌های پروژه داری این 5 گروه فرآیند مدیریت پروژه بوده و توسط مدیر پروژه و تیم مدیریت پروژه اجرا می‌گردند.

بدین ترتیب یک ماتریس با 9 سطر و 5 ستون را معرفی می‌نماید که سطرهای آن، حوزه‌های دانش[19] و ستون‌های آن، گروه‌های فرآیندی مدیریت پروژه[20] بوده و عناصر این ماتریس بعضاً خالی و بعضاً شامل یک یا چند فرآیند از 44 فرآیند مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهند.  

همچنین این استاندارد در برگیرنده واژه‌نامه تخصصی است که در آن به توصیف شفافی از واژه‌های پروژه و مدیریت پروژه پرداخته شده است.

تسلط بر مفاهیم ارائه شده در کتاب پم باک به عنوان یک استاندارد بین‌المللی مدیریت پروژه برای تمامی مدیران پروژه در حوزه‌های کاری مختلف امر ضروری است. برای همین در بسیاری از کشورهای جهان به‌ویژه کشورهای پیشرفته در هنگام شروع پروژه، داشتن مدرک PMP ® برای مدیر پروژه جزء الزامات اصلی می‌باشد.

 [21]PMPبدون تردید شناخته شده ترین و معتبرترین گواهینامه ای است که در زمینه مدیریت پروژه در سطح جهان مطرح می­باشد و به منزله یک مدرک حرفه­ایی مهم برای مدیران پروژه به­ حساب می آید.

در حال حاضر تعداد دارندگان مدرک PMP به عنوان یکی از شاخص­های رشد دانش مدیریت پروژه در کشورها لحاظ می­شود و تا اواسط سال ۲۰۱۵ بیش از ۶۵۰ هزار نفر در دنیا موفق به کسب  این مدرک شده­ا ند و در همین زمان نیز در ایران حدود ۶۰۰ نفر این مدرک را کسب کرده اند.

استاندارد را به زبان ساده  می توان ایجاد یک الگو دانست که منجر به نظم، قانون، قاعده، ضابطه، ارتباطات بهتر، کاهش تنوع و امثال آن می­شود.

کتاب استاندارد مدیریت پروژه پم باک (نگارش چهارم)

نسخه چهارم PMBOK Guide حاوی 42 فرآیند می باشد و ISO 21500 از 39 فرآیند تشکیل شده است. (نسخه پنجم PMBOK Guide که در ژانویه 2013 منتشر شده است و در بر گیرنده یک حوزه دانشی جدید با عنوان Stakeholders Management و 5 فرآیند اضافه شده به 42 فرایند نسخه چهارم می باشد.) جالب توجه آنکه 32 فرآیند میان هر دو استاندارد مشترک می باشند و برخی از فرآیندهای ISO 21500 در برگیرنده دو فرآیند PMBOK Guide به صورت همزمان هستند (مانند فرآیند مدیریت قرارداد در ISO 21500 که شامل دو فرآیند اختتام پیمان و مدیریت پیمان در استاندارد PMBOK Guide می باشد.) شباهت دیگر این دو استاندارد در میان حوزه های دانشی (یا گروه های موضوعی) می باشد. به نحوی که با معیار قراردادن نسخه پنجم استاندارد[22] کاملاً معادل و یکسان می باشند.

بعد از گذشت چهارسال از انتشار نسخه چهارم PMBOK Guide در سال 2008 میلادی، نسخه پنجم این استاندارد با پشتوانه 16 سال تمرکز و تلاش در ارائه استانداردی جامع در حوزه مدیریت پروژه منتشر شد.

هرچند که انتشار 4 سال یک بار نسخه جدید استاندارد PMBOK Guide به سنتی مرسوم و روالی مورد قبول در میان متولیان این حوزه تبدیل شده است، اما تغییرات 2 نسخه اخیر این استاندارد تا حد زیادی مرتبط به پروژه مطالعه شرح شغل (نقش) مدیریت پروژه[23] که از حدود چند سال گذشته به طور جدی توسط PMI پایه گذاری و مورد توجه قرار گرفته است، دارد.

لازم بذکر است که RDS وظیفه دارد تا وظایف و مسئولیت های مدیران پروژه جهت ایفای نقش خود در سازمان ها و پروژه ها را بررسی نموده و اطمینان کافی از همبستگی کافی آزمون PMP با آنچه که مدیران پروژه در عمل باید بر عهده بگیرند را تضمین نماید.

 تغییرات نگارش سوم پم­باک

اما این تغییرات که با انتشار نسخه پیش نویس در فوریه 2012 در دسترس اعضای موسسه مدیریت پروژه و سپس در اینترنت منتشر گردید، چیست ؟

1. فصل سوم (استاندارد مدیریت پروژه) حذف گردید و به ضمایم استاندارد جدید انتقال یافت.
2. بخشی از محتوای مدیریت ارتباطات پروژه در قالب یک حوزه دانشی جدید تحت عنوان مدیریت ذی نفعان پروژه توسعه و انتشار یافت. این حوزه دانشی جدید که در تمامی گروه های فرآیندی به جز اختتامی، فرآیندهای مستقل خود را دارد با هدف تسهیل تغییرات و درخواست میزان بیشتری از مداخله و تعامل اثربخش با ذی نفعان در طول مدیریت یک پروژه اضافه گردیده است.
3. نسخه جدید در مقایسه با نسخه قبل، 5 فرآیند بیشتر (47 فرآیند در مجموع) دارد که با توجه به 614 ورودی، خروجی، ابزار و تکنیک نسخه پنجم، شاهد 15 تا 20 درصد افزایش این دست از موارد می باشیم.
4. اصطلاحات و عبارات بیشتری از متدولوژی چابک (Agile) تحت عنوان "چرخه های عمر انطباقی" به استاندارد جدید اضافه شده است که رنگ و بوی متدولوژی های چابک و علی الخصوص Scrum را تداعی می کند.
5.  17 اصطلاح در مجموع به نسخه جدید اضافه گردیده و یا جایگزین اصلاحات قبل شد. از این میان می توان به اصطلاحات جدیدی چون Plan Cost Management و Plan Stakeholders Management اشاره کرد.
6. کلمه Plan به فرآیندهای حوزه های دانشی محدوده، زمان، هزینه که در زیر گروه­های فرآیندی برنامه ریزی قرار می گرفتند اضافه شد هر چند که تعابیر و تعاریف آنان تغییر محسوسی نداشته است.

حدود 25 سال است که موسسه مدیریت پروژه PMI در راستای تدوین استانداردهای مدیریت پروژه فعالیت می کند. در 31 دسامبر سال 2008 موسسه مدیریت پروژه نسخه بروز شده برخی از استانداردهای خود را به روز کرد که استانداردهای بروز شده عبارست از:

®  A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fourth Edition

®  The Standard for Program Management—Second Edition

®  The Standard for Portfolio Management—Second Edition

®  OPM3®—Second Edition

ویرایش چهارم PMBOK همانند سایر ویرایش های قبلی در راستای اجرایی شدن سیستم مدیریت پروژه برای یک پروژه یا فرآیند ارایه شده است. در خصوص اهمیت این استاندارد می توان این نکته را اشاره نمود که در حدود 2 میلیون نسخه از این استاندارد به 10 زبان در جهان منتشر شده است.(البته نسخه اصلی).  

تغییرات عمده صورت گرفته در ویرایش چهارم به طور اختصار عبارست از:

1-     کاهش فرایندهای مدیریت پروژه از 44 فرآیند به 42 فرآیند

2-    تغییرات ادبیات نگارشی نام فرآیندها

3-    پررنگ شدن فرآیند منابع انسانی و ضرورت توجه به نیروی انسانی به عنوان یک دارایی سازمانی

4-   شفاف تر شدن فرآیند درخواست تغییرات

5-    تمایز بین برنامه مدیریت پروژه و مدارک پروژه به منظور مدیریت پروژه

6-   شفاف شدن تفاوت بین بیانیه محدوده پروژه و منشور پروژه

7-   حذف نمودارهای فرآیندی پروژه و جایگزین شدن نمودارهای جریان داده DFD

8-   افزایش تعداد محدودیت های پروژه از 3 محدودیت به 6 محدودیت

9-    اضافه شدن یک پیوست جدید تحت عنوان مهارت های فردی

همانطور که اشاره شد این 9 تغییر عمده در ویرایش جدید مشاهده می شود.

کتاب استاندارد مدیریت پروژه PMBOK(پم­باک نگارش پنجم)

 این کتاب از ۱۳ فصل تشکیل گردیده است که فصول ۱ الی ۳ به تعریف و تشریح مقوله پروژه، مدیریت آن و چهارچوب مدیریت پروژه می پردازد. لازم به ذکر است حوزه دانش مدیریت ذی اثران یا ذینفعان پروژه به علت اهمیت فوق العاده این مبحث در ویرایش جدید به استاندارد اضافه شده است .

فصول ۴ الی ۱۳ اختصاص به معرفی و تشریح ۱۰ حوزه دانش مدیریت پروژه دارد.

بدین ترتیب یک ماتریس با ۱۰ سطر و ۵ ستون را معرفی می­نماید که سطرهای آن، حوزه های دانش و ستو­ن­های آن، گروه­های فرایندی مدیریت پروژه بوده و عناصر این ماتریس بعضاٌ خالی و بعضاٌ شامل یک یا چند فرایند از ۴۷ فرایند مدیریت پروژه را تشکیل می­دهند.

در طی ۱۰ فصل،  PMBOK به معرفی و تشریح ۴۷ فرایند مدیریتی پروژه، درون داده­ها، ابزار و تکنیک­ها و نیز برون داده­ای تک تک این فرایندها پرداخته و تعاملات فیمابین آنان را مورد بررسی قرار می­دهد. از سوی دیگر و همزمان با آن، پم باک مدیریت پروژه را در انجام ۵ گروه فرایندی آغازین، برنامه ریزی، اجرائی، نظارتی-کنترلی و اختتامی معرفی می نماید.

محتوای استاندارد مدیریت پروژه

استاندارد پم‌باک ۴۷ فرایند برای مدیریت پروژه معرفی می‌کند. ۴۷ نوع کاری که برای مدیریت هر نوع پروژه‌ای کافی است. در پم‌باک و اکثر استانداردهای دیگر، مدیریت پروژه از جنبه‌های تخصصی پروژه جدا می‌شوند، زیرا الگوی موفق این است که مدیر پروژه خود را درگیر مسایل تخصصی پروژه نکند. به خاطر این انتزاع، امکان شکل دادن به چهارچوبی کلی که برای هر نوع پروژه قابل استفاده باشد به وجود می‌آید.

برخی از فرایندها اختیاری و اکثر آن‌ها اجباری هستند. تیم مدیریت پروژه باید فرآیندهایی که برای پروژه لازم هستند را در ابتدای کار مشخص کند و تعیین کند که هر یک از آنها به چه ترتیب در پروژه اجرا خواهند شد. در پم‌باک راهنمایی‌های زیادی در مورد هر فرایند وجود دارد، ولی این راهنمایی‌ها برای عملیاتی ساختن آن‌ها کافی نیست و به همین خاطر شکل دادن به یک سیستم مدیریت پروژه کامل نیاز به تجربه و دانشی تکمیلی دارد که انتظار می‌رود در تیم مدیریت پروژه وجود داشته باشد.

نتیجه گیری:

مدیریت دانش­های پروژه، در کارآمدی مدیریت پروژه مؤثر بوده و در نیل به اهداف سازمانی و پروژه، سهم عظیمی را بر عهده دارد.PMBOK  ، پیکره دانش مدیریت پروژه تدوین شده توسط PMI  می باشد. این استاندارد مجموعه ای از دانش را که بطور کلی در تخصص مدیریت پروژه پذیرفته شده است را توصیف می نماید. «بطور کلی پذیرفته شده»  به این معنی است که دانش و تکنیک­های توصیف شده در بیشتر پروژه­ها، اغلب اوقات قابل اجرا بوده و یک اجماع فراگیر در مورد ارزش و سودمند بودن آنها وجود دارد . هدف کلی PMBOK ایجاد یک زبان مشترک در حرفه و تکنیک مدیریت پروژه برای تبادل دانش و اطلاعات در مورد مدیریت پروژه می­باشد.

هرچند که انتشار 4 سال یک بار نسخه جدید استاندارد PMBOK Guide به سنتی مرسوم و روالی مورد قبول در میان متولیان این حوزه تبدیل شده است. نسخه چهارم PMBOK Guide حاوی 42 فرآیند می باشد(نسخه پنجم PMBOK Guide که در ژانویه 2013 منتشر شده است و در بر گیرنده یک حوزه دانشی جدید با عنوان Stakeholders Management و 5 فرآیند اضافه شده به 42 فرایند نسخه چهارم می باشد.)

بعد از گذشت چهارسال از انتشار نسخه چهارم PMBOK Guide در سال 2008 میلادی، نسخه پنجم این استاندارد با پشتوانه 16 سال تمرکز و تلاش در ارائه استانداردی جامع در حوزه مدیریت پروژه منتشر شد.

۴۷ فرایند مدیریت پروژه پم‌باک به دو شکل دسته‌بندی می‌شوند تا درک آن‌ها برای مخاطب ساده‌تر باشد. یک دسته‌بندی بر اساس گروه‌های فرآیندی و دسته‌بندی دیگر بر اساس حوزه‌های دانش است.

فرایندهای پم‌باک را بر اساس توالی مفهومی آن‌ها دسته‌بندی می‌کنند. در پم‌باک ۵ گروه فرایندی وجود دارد:

• گروه فرایندی آغازش، که برخی کارهای اولیه که برای شروع پروژه لازم هستند را انجام می‌دهد.
• گروه فرایندی برنامه‌ریزی، که برنامه‌ریزی پروژه را به عهده دارد.
• گروه فرایندی اجرا، که اجرای برنامه‌های پروژه را به عهده دارد.
• گروه فرایندی نظارت و کنترل، که مطابقت اجرا و برنامه را ارزیابی می‌کند.
• گروه فرایندی خاتمه، که برخی کارهای پایانی پروژه را انجام می‌دهد.

دومین دسته‌بندی فرایندها بر اساس حوزه‌های دانش است. حوزه‌های دانش فرایندها را بر اساس نوع مهارتی که نیاز دارند تقسیم می‌کنند. حوزه‌های دانش پم‌باک نسخه پنجم به شرح زیر می‌باشد:

1. حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه
2. حوزه دانش مدیریت محدوده پروژه
3. حوزه دانش مدیریت زمان پروژه
4. حوزه دانش مدیریت هزینه پروژه
5. حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه
6. حوزه دانش مدیریت منابع انسانی پروژه
7. حوزه دانش مدیریت ارتباطات پروژه
8. حوزه دانش مدیریت ریسک پروژه
9. حوزه دانش مدیریت تدارکات پروژه
10. حوزه دانش مدیریت ذینفعان پروژه

در هر حوزه یکی از موضوعات مدیریت پروژه مدیریت می‌شوند. به عنوان مثال در حوزه مدیریت زمان شیوه مدیریت زمان مشخص می‌شود (شیوه برنامه‌ریزی، ارزیابی، گزارش‌دهی و ...)، برنامه زمان‌بندی تهیه می‌شود، وضعیت زمانی واقعی و برنامه‌ریزی شده پروژه مقایسه می‌شوند، در صورت وجود انحراف اقدامات اصلاحی و پیش‌گیرانه پیشنهاد می‌شود.